ダイヤル・サービス株式会社様

簡単に業務内容をご紹介ください。

電話・Web、最近ですとSNSといったツールを使っての相談サービスが主になります。皆様に愛されて55年です。創業（1969年）当初は電話秘書サービス、赤ちゃん110番といったサービスから始まりました。最近ではコロナが日本に来た、未曽有の事態が起こった時、ダイヤモンド・プリンセス号の乗客・クルーで「どうしたらいいのか」と悩んでいる方がいるだろうと、いち早く相談窓口を開設したのが印象的なエピソードでした。時代によって悩みは変わってくるので、同じモデルを続けるというよりは、その時の悩みに合わせ、どう関わっていけるのかを考えながら相談サービスをやってきた、その結果が55年なんじゃないかなと思っています。今後、考えなければいけないテーマは、今後の就労環境、生活環境。コロナ禍によって起きてくる悩みは、ここ3年の相談サービスの中で見えてきています。今後コロナの扱いが変わったとしても、変化した生活をすっかり元に戻すということはなく、例えばリモートワークなどはなくならないでしょうし、そういった「今の時代」による悩みの受け皿になっていかなければいけないと思っています。

いつから「YourDesk」の導入を検討されましたか。それ以前は他社のホテリングシステムを利用されていましたか。

去年（2022年）の夏前くらいからですね。オフィスの引っ越しを11月から12月にかけて行ったのですが、その際にフリーアドレス制を導入することになりました。「そうなると、誰がどこにいるかわかったほうがいいよね」という意見があり、そこで導入を検討しました。その前はフリーアドレスではなかったので、そもそもホテリングシステムが不要でした。

何が「YourDesk」導入の決め手となりましたか。

数社を比較したんですが、まずはお手軽に導入できるということがよかったです。プレ導入して、試用させていただきました。ちょうどその頃は、コロナが東京で爆発していた時期で、出社人数も少なくはあったんですが、一部の部門に参加してもらい、意見をもらって導入を決めました。使いやすさでいえばとても使いやすいです。試用していたとき、毎回PCでログインしなければいけないのが面倒で利用しなくなる人がいたので、QRコードを使用するようアナウンスしたりしました。

今は基本全員がQRコードを活用していますね。デスクに小さいQRコードを貼っているので、それをスマホで読み取ってチェックインしています。予約は基本的にしないです。オフィスに入ってきて空いてるところはどこか確認し、見つけた席に行ってQRコードを読み取って着席、という使い方です。導入当初は座席を探す心理的ストレスを軽減するためにシャッフル機能を使おうかと思ったのですが、実際に運用してみるとそのやり方がいいようでした。

導入後しばらく経ったんですが、少々座席が固定化しているようにも見受けられます。ただそれが悪いということではなく、仕事の都合上必要な場合もあるので、もうしばらくは様子を見ていこうと思っています。今後は社内アンケートなどで意見を集めたりすることも必要かなと考えています。

導入後の社員様の反応はいかがでしょうか。

フリーアドレスに、座席が固定じゃなくなったがゆえに、誰かの隣に行って話すというようなコミュニケーションは増えたなと思います。「フリーアドレス導入」「YourDeskを使用決定した」という、会社としての取り組みを具体的に示したことによって、「人と話そうかな」「フリーアドレスを活用しようかな」というようになっている人もいるようです。

まだ導入後そんなに経っていないので、YourDeskを使っていることによって会社がこう変わりました・こういう風に今使われていますというような報告はまだないです。この人・このチームはこういう風に座席を使っていて、それで成果をあげているといった、フリーアドレスと業務の一貫性が出てくれば、皆が効果を感じてくれるようになると思います。そういう手ごたえが出てくると、さらに新しい使い方を考えるフェーズになると思っています。

フロア図面作成を弊社にご依頼いただきましたが、ご満足いただけましたでしょうか。

とても満足しています。無理を言って何回か修正していただきました。オフィスの面積が長いんですが、それをそのままマップにしてしまうと表示名などが小さくなってしまうので、使い勝手がいいようにレイアウトしていただきました。早く作っていただき、思っていた以上にスムーズに完成しました。

ワークスペースの状況を具体的にお教えください。

会議室のような、囲まれているスペースの予約はOutlook、集中ブースと呼んでいる個別席・ファミレスブースと呼ばれるグループ席はYourDeskを使っています。大体100名くらいで、フリーアドレスとテレワークのハイブリッドで運用しています。
オフィスインテリアにはそんなにこだわっていませんが、窓際の席に置く家具は色を主張しすぎないものにし、そこに見える武道館と公園になじむものを選びました。
窓際ではない執務室は、引っ越し前に使っていたようなパーテーションを一気になくし、開けた空間にしました。
また、オフィスの真ん中に楕円形の電話相談員の方用スペースがあるんですが、そこになるべく窓の光が入るように気を使いました。
このオフィスは窓が大きく、空も広く見え緑も多いですし、景観という意味では今までにない環境です。春になれば桜がちょうど目線の高さに咲くので、空の青と緑とピンクのコラボレーションです。

御社の利用の仕方、もしくは「YourDesk」に関しての課題、「YourDesk」の機能にさらに求めるものがありましたら教えてください。

先ほどお話ししたように、大概はその日オフィスに来てから座席を選び、QRコードを読み取って着席しています。たまにその席を前もって予約している人がいたりすることがあったので、最近は朝、スマホで座席の予約状況をチェックしています。弊社の規模では、立ち上がって見渡せば誰がどこに座っているかはわかるのですが、スマホサイズで座席にいる人がわかればもっと手軽になるかなと思うのですが…

YourDeskスタッフ：図面の上のオプションから「利用者名表示」で名前を表示できるようになります

なるほど、これは今後使います。

利用状況が一目でわかると、みんなに「使ってる感」が伝わると思います。
また、今週の一番人気席はここ・この部署に人気の席はここ、などがわかると楽しいかもしれません。

YourDeskスタッフ：管理機能の中に「分析機能」があり、そこから予約率、着席率のグラフをはじめ、「ヒートマップ」でどの座席が人気かわかりますし、予約率や混雑度もご確認いただけます。

これに、さらにアカウントのステータスもかけ合わせて確認できたら面白いかもしれないですね。 また、こんな風に使い始めてから疑問が出てくるので、マニュアルだけではなく使用画面上にあるアイコンなどから解説がすぐ見られるようにしてもらえるとうれしいです。

－YourDesk スタッフ一同より－
オンラインでのインタビューでしたが、窓からの光が本当に気持ちよさそうに感じられました。これからも悩みを持つ誰かのためのサービスを提供していかれるという言葉に、心強さを感じました。
YourDeskも、皆様にとって良いサービスとなれるよう邁進してまいります。
ご協力、ありがとうございました。