弁理士法人葛和国際特許事務所様

「YourDesk」を導入されたきっかけは何ですか。

弊社ではオンラインの業務が中心になったこともあり、昨年10月にオフィススペースを見直し、スペースを大幅に削減しました。旧オフィスにはそれぞれ自席があったのですが、在宅勤務の増加からその必要性が薄まったため、誰でも座れるフリーアドレス制を導入しようということになりました。

フリーアドレスにした際、誰がどこに着席しているか、どこに内線を回せばよいかといった課題は解消できるのかと思案していた時に、座席管理システム「YourDesk」を知りました。機能などを調べてみると、誰がどこにいるのかが一目で分かるだけでなく、こちらで図面や座席の設定（レイアウト）を編集できるという自由度があり、これなら業務が円滑に進むのではないかと思いました。

御社にご相談させていただいたのは、2022年4月頃だったと思います。それまでは特にほかのシステムは利用したことがなく、座席管理システムは御社のYourDeskを利用するのが初めてということになります。

具体的なワークスペースの状況などをお教えください。

現在、弁理士を中心とする総勢40名ほどの職員が、出勤とテレワークを組み合わせたハイブリッド勤務を継続しています。ワークスペースはだいたい200㎡といったところでしょうか。その中に所長室と1名いる弁護士の執務室、会議室のほか、フリーアドレスの座席が15席ほど設置されています。
所長と弁護士の席は固定席ですが、弁理士や技術職員は席を自由に使うという形です。事務担当者には「事務席」という形で6席設けていて、その中で好きな座席を選べるようになっています。

導入後、利用者のみなさんの反応はいかがですか。

パソコン画面から簡単にチェックインでき、操作がそれほど難しくないということもあって「利用しやすい」という声や、誰がどこにいるかが一目瞭然なので「すごく助かっている」という声を聞いています。

弊社には「2人または3人で1つの席を優先的に使う」というルールがあります。例えば、3人で使用している席の場合、3人のうちの1人がテレワークのときは、ほかの2人のどちらかがその1席に優先して座ります。3人のうち誰かがその周辺に座るということはだいたい決まっているのですが、その日の利用状況を瞬時に把握できる利便性はYourDeskの特長で、そこにとても魅力を感じています。

利用の仕方などに課題があるとしたら、どんなことでしょうか。

操作の面でもとても操作しやすく、また望んでいた機能があるので、弊社の利用の仕方における課題は特に思い浮かびません。 これからもハイブリッド勤務が続くと思いますが、状況によってはさらにテレワークが進むこともあるかもしれません。そういった状況下でYourDeskの利用価値は大きいと思います。

「YourDesk」の機能にさらに求めるものはありますか。

もし今後できるなら、氏名だけでなく、その人のアバターや顔写真が一緒に表示される機能があったらいいのではないかと思いました。「対面でなかなか会う機会がないので、その人のアバターや顔写真が表示されたら、画面上でも会っているような気がして楽しいのではないか」という声がありました。在宅業務であっても出勤している時と変わらないような気持ちで勤務できたら、心のコミュニケーションも円滑に進むのではないかなあと思っています。

また、出勤での着席か退席か、テレワークかというほかに「今日は休みを取っている」ということが分かる表示があれば、勤怠確認の利便性がさらに増すのではないかという意見もありました。（→「休みの人のステータス機能について」参照）

YourDeskスタッフより：「休み」の人のステータス機能について
弁理士法人葛和国際特許事務所様の運用として、フロア図面の空いたスペースに社員の名簿があり、1人1人の名前の横に着席ボタンが並んでいます。現在在宅勤務の人はそのスペース内の自身の名前の横にあるボタンから着席するというような利用の仕方をされている（図1）と思うのですが、同じように名簿のところに「休み」用のボタンを作って、休みの日はそこに着席するという方法もありそうです（図2）。
たとえば、今はAさんの名前の横に席がひとつあって、Aさんが在宅勤務の時は「在宅勤務」のところに着席している形になっています。それをAさんの横に「在宅勤務」「休み」という着席ボタンを2つ作り、休みの時は「休み」の席に着席することで、ほかの人に「Aさんは今日休みである」ことがわかります。そうすれば、今の運用方法のままでも「休み」の人を把握することができるかと思います。

図１：運用中の画面

図２：ご提案イメージ

最後に、今後の御社の展望をお聞かせください。

弊社が力を入れている業務のひとつに、海外のお客様との案件があります。今後新型コロナが収まってきたら、海外のお客様とももう少し密なやり取りが増えていくでしょうし、海外案件の充実は弊社が今後も目指すところです。 また最近、弁護士が1名入社したということもありますので、法律関係の業務にも力を入れて邁進していきたいと考えています。

－YourDesk スタッフ一同より－
オンラインでのインタビューでしたが、とても貴重なお話を伺うことができました。
YourDeskをご活用いただき、またお話を聞かせていただきありがとうございます。
今後もテレワークと出社のハイブリッドでの座席運用のお力になれるよう、ご要望いただいた内容を含めてYourDeskを日々進化させてまいります。
ご協力、ありがとうございました。