近年、「フリーアドレス」というワークスタイルが注目されています。これはオフィスの好きな座席で仕事ができるルールのことで、導入により様々なメリットがあります。しかし、決められた座席がないため、どのようなレイアウトにすれば良いか苦心するのではないでしょうか。そこでこの記事ではフリーアドレスの特徴や、座席レイアウトを考える上でのポイントについて解説していきます。
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、オフィスにおいて決められた座席ではなく空いている好きな座席を利用して仕事をするワークスタイルを指します。近年、テレワークが普及してきたことによりオフィスの縮小化が進み、必ずしもデスクは一人一台ではないという文化が浸透していくようになりました。しかし、フリーアドレスを導入するメリットは単にオフィスのコスト削減だけではありません。それぞれ好きな席に座ることから従業員同士のコミュニケーションが活性化し、新しいアイディアが創出されたり、仕事を効率的に行うことができたりといった効果が見込まれるといわれています。
フリーアドレスには、大きく分けて「完全フリーアドレス」「グループアドレス」の2種類があります。それぞれの特徴をおさえておきましょう。まず「完全フリーアドレス」は、オフィス内のどの座席に座っても良いというルールで運用されるフリーアドレスのことです。完全フリーアドレスにすることで部署やチームに関わらず様々な場所で仕事を行う機会が生まれます。これにより普段関わらない人と会話ができること、目に入る景色が変わることで常に新鮮な気持ちで仕事ができることなどが完全フリーアドレスのメリットです。ただし、連絡を取りたいメンバーがすぐ近くにいない場合にはコミュニケーションに遅延が生まれる可能性が出てきます。誰がどこにいるかわからなくなることがあるのがデメリットとなるのです。
一方で「グループアドレス」では、部署やチームなど一定のグループで指定された範囲内でのみ好きな座席を選ぶことができるというフリーアドレスの形態です。グループアドレスのメリットは、完全フリーアドレスでのデメリットを最小限に抑えることができる点です。例えば、完全フリーアドレスではコミュニケーションの遅延がデメリットとなっていました。同じチームの社員同士は特に密に連絡を取り合うことが多く、近くに座っていた方が業務が効率化されることも多いのです。その中でもある程度自由に座席を選ぶことができ気分転換することが可能となっています。グループアドレスはこのように完全フリーアドレスのデメリットを小さくし、かつメリットも享受できるワークスタイルなのです。
フリーアドレス時代に最適な座席レイアウトとは？
それでは、フリーアドレス時代の座席レイアウトはどのようなものが良いのでしょうか。レイアウトを決める上での注意点を3点見ていきましょう。
設備を考えた上でレイアウトする
仕事を行う上で大切なのは座席配置だけではなく、ロッカーやプリンタ複合機、ネットワーク環境・パソコンの電源などの導線が確立されていることも含まれます。レイアウトを考える際は各従業員が仕事に必要としている設備が何かを考えた上で、どこに座っても不便がないような配置にしなければいけません。
特に書類などを多く保管する必要のある人は、フリーアドレスで座席に物を置くことができなくなると困る場合もあります。そのような場合は、例えば座席はフリーアドレスにする代わりに個人用のロッカーを用意するなど、ロッカーの活用をすることも一つの方法です。特に完全フリーアドレスの場合は「居場所がない」と従業員が感じる可能性もあるため、パーソナルロッカーを設けることが帰属意識に繋がります。
従業員が交流できるスペースを作る
フリーアドレスの導入においては、部署やチームの垣根を超えたコミュニケーションも期待される効果の一つです。そのためには、「個人で仕事を行うスペース」「従業員同士がコミュニケーションを取るスペース」「ドリンクサーバーを設けたリフレッシュスペース」など空間を仕切ってレイアウトを考えることがおすすめです。
スペースを区切ることで、仕事にメリハリを生むことができるほか、作業に集中したいのに周囲の話し声がうるさくて集中できないといった状況も回避しやすくなります。また逆に、ある程度の環境音がある方が作業に集中できるという人はあえてコミュニケーションスペースで業務を行うなど、個人に合った仕事場を選びやすくなるのです。
きちんと運用改善を行う
フリーアドレスのレイアウトは、一度決めて終わりではありません。運用していく中で出てくる良いところ・悪いところを吸い上げ、それらを踏まえた改善を行っていく必要があります。レイアウトの変更がしやすい点がフリーアドレスを導入するメリットでもあるのです。そのためには従業員からフィードバックをもらうことも大切になります。実際に好きな座席に座ってみて、どこにいるとどのようなデメリットがあるかなど実体験をもとに改善していくことで、多くの人が納得できる座席レイアウトを作ることができます。
フリーアドレスの座席を管理するには？
ここまでフリーアドレスの座席レイアウトを考えるポイントを解説してきましたが、フリーアドレスの導入にあたってはいくつか課題があります。そのうち一つは前の段落でも述べた「誰がどこにいるかわからなくなる」という点です。これを解決するために、2つの方法をご紹介します。
グループアドレスで運用する
先述したように、グループアドレスであれば誰がどこにいるのかをある程度分かった状態で仕事をすることができます。しかしグループで固まっていることが前提になると、「作業スペース」「コミュニケーションスペース」など用途に応じて空間を仕切るレイアウトはかなり作成が難しくなります。グループアドレスは完全フリーアドレスのデメリットをいくらか改善できますが、メリットも薄めてしまうのです。
座席管理システムの利用
誰がどこにいるかを管理する方法として、専用のソフトウェアを使うことが挙げられます。簡易的なもので言えば、エクセルで座席表を共有しておいて自分が使っている座席に名前を記入する、などが可能です。しかしたくさんの人がエクセルファイルの管理が難しいなどの課題も残ります。
そこで、座席管理に特化したシステムの導入がおすすめです。座席管理システムには誰がどの席に座っているかを確認するという最低限の機能だけではなく、オンライン上から座席を予約したり、過去に誰がどの座席を利用していたか履歴を参照したりといった様々な機能が備わっています。
例えば「ユアデスク」という座席管理システムは、Googleカレンダーと連携して自分が座る座席を自動的にカレンダーと同期することが可能です。また、QRコードやセキュリティカードを読み込むことによるログイン・チェックイン機能や、IPアドレスの制限をかけてログインできる端末を指定できるといった様々な機能が備わっています。このようなシステムを利用することで、完全フリーアドレスであっても誰がどの座席にいるのかがすぐに分かるようになり、コミュニケーションの停滞を防止することができるのです。
座席管理システムで自由なフリーアドレスを実現
ここまででフリーアドレスにおける座席レイアウトのポイントを分かっていただけたのではないでしょうか。このようにフリーアドレスは多くのメリットがありますが、目を瞑ることが難しいデメリットもあるのです。これらの課題を解決して自由な座席レイアウトでのフリーアドレスを実現するために、「ユアデスク」などの座席管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。
まとめ
フリーアドレスとは？
オフィスにおいて決められた座席ではなく空いている好きな座席を利用して仕事をするワークスタイルで、大きく分けて「完全フリーアドレス」「グループアドレス」の2種類がある
フリーアドレス時代に最適な座席レイアウトとは？
設備を考えた上で座席・機器・備品を配置し、個人用や交流用など目的別のスペースを設定して、利用者からのフィードバックをもとに運用改善を行って確立させていくレイアウト
フリーアドレスの座席を管理するには？
- ・グループアドレスで運用する
- ・座席管理システムの利用
