リコージャパン株式会社　
徳島支社様

簡単に御社の業容をご紹介ください。

デジタルサービス・DXという価値を提供し、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に役立てていただいております。職種としましては営業・サービス・営業支援ソリューションという部隊がおり、あとは事業管理。大きく言えば4つの部門で成り立っている営業会社です。

リコージャパン徳島支社様は海のそばにありますね。

はい、ほぼ海沿いです。冬の間は風が強いですが、春になれば和らぎます。徒歩5分で海に行けるので、釣りが趣味の人は楽しいと思います。美味しい焼きそば専門店もオフィスのすぐ近くにあります。

「YourDesk」を導入されてみて、いかがでしょうか。

フリーアドレスを始めたのは10年ほど前になります。フリーアドレス導入当時からずっと、「どこに誰が座っているか」がわかるような座席表がありませんでした。毎日毎日座席表を作るコストはかけられません。しかし、例えば電話を取ったけれど、取り次ぐべき人間がどこにいるかわからなくて困る、という状態でした。そこに「YourDesk」を導入することで、Web上で在席場所が確認できるようになり、取次などがスムーズになりました。

プロジェクターで「YourDesk」を表示

「YourDesk」は、リコージャパンの他支社のLiveOffice「ViCreA」 で利用しているという例があり、ビジュアル的にも見やすいということで利用を始めました。

それまでは好きな人のそばに座る、という感じでしたが、今は「YourDesk」のランダム機能で座る席を決めています。新しいメンバーと会話でき、コミュニケーションの活性化を図れたという声が届いています。特に不満は聞いていません。

いくつかの支社様にもお話を伺ったのですが、
LiveOffice「ViCreA」 はとてもキレイで働きやすそうです。

そうですね。
LiveOffice「ViCreA（ヴィクレア）」*¹ 、自社のオフィスをお客様にお見せし、お客様の価値創造をお手伝いする「LiveOffice」で、全国各地域に79拠点を開設しています。
リコージャパンのワークスタイル変革に関する様々な社内実践事例をご紹介。お客様と共に考え、お客様と共に価値向上を目指しています。

*¹ViCreA（ヴィクレア）・・・Value innovation Creative Area

御社のワークスペースの状況を具体的にお教えください。

リコージャパン徳島支社では、現在2階のワークスペースを「グループで座れるところ」と「フリーに座れるところ」の2つに分け、そこで働く皆で「YourDesk」を利用しています。

真ん中の通路から左がグループ席。営業やサービスのグループが着席します。

執務エリア

右上のエリアは、Excelなどを利用して細かい作業をすることが多く、デスクトップPCが必要になる事業管理の固定席。大きいモニターを用意しています。

その他のサービス・営業支援ソリューションは全員ノートパソコンのみを使いますのでフリースペースを活用しています。

円卓は、コミュニケーションエリアです。打ち合わせなどに使います。ここは予約フリーにしていて、空いていれば使って良いエリアです。どういう使い方をしてもいいので、仲のいい人と座ってもいいですし、一日いてもいい。部門ミーティングなど数人で集まって会議する場合もここを使用します。

コミュニケーションブース

右下のデスクは、外部とウェブ会議する場合などに使う場所。その横はソファ席で、リフレッシュルームとして使用できるように、パーテーションで区切っています。

右上のデスクが集中席。大型のモニタを用意しており、持ってきたノートパソコンを接続できます。黙々と行う作業が快適になるようにしています。

御社のフリーアドレス利用の仕方、もしくは「YourDesk」に関しての「課題」についてお伺いします。

せっかく「YourDesk」にアプリがあるんですが、社用携帯の規定上使えないのが残念です。PCのブラウザのみの利用なんですよね。

先ほどもお話しましたが、フリーアドレス運用上の問題としてあったのが、コミュニケ―ションの不足でした。コロナ前は、朝出社したら好きなところに座ったり、ビンゴみたいなもので席順を決めたりしていました。その運用ですと、一日誰も横に座らず、会話することなく帰宅時間になる、というようなことがありました。

コロナ期になり、万が一感染した場合感染経路を特定するために固定席にせざるを得ず、さらに分散出社していた時期を経て、現在は午前中に固定席でコミュニケーションし、午後は「YourDesk」のランダム機能を使って席を移動しています。コミュニケーションの不足については、これでかなり解決できています。

コロナ期に固定席になったときは、別の課題が持ち上がりました。本来、クリアデスク・クリアスクリーンを心掛けていたのですが、固定席になるとそれが守られないことが増えてしまいました。そうしているうちに、オフィスが雑然としてしまうことがありました。これはフリーアドレスに戻ることによって改善されました。次にそのデスクを使う人のことを考えれば、皆自然に片付けますし、綺麗にしてから席を立ちます。だから今、オフィスは整然としており、とても良い状態です。

「YourDesk」の機能にさらに求めるものはありますか。

最近運用を少し変えまして。3月は繁忙期なので、月曜と金曜は固定席ですが、火・水・木は、午前中固定席に部署でまとまって座り、午後はフリーアドレスを活用するようにしています。

週の中で運用方法が変わるのは、徳島支社では初めての試みです。そうすると、メンバーの中には、今日の午後は固定・フリーアドレスどちらかわからなくなる人が出てきたり、そのまま同じ席に座り続けてしまうようなこともあります。今は一人ひとりが午後からの座席をランダム機能で決めていますが、管理者の方で、席を一括でランダムに決められる機能があると、この運用の場合は便利かなと思います。

最後に、「YourDesk」に関しての、今後の御社の展望をお聞かせください。

今後は個人の座席だけではなく、施設予約にも使っていきたいと思っています。今は「YourDesk」は2階フロアのみで使用していますが、1階にある大中小の会議室でも使えればいいなと思います。また、今後ショールームをメンバーに解放しようと考えているのですが、その座席予約も「YourDesk」を活用したいですね。今は1階の部屋を誰が利用しているかが見えないんです。オフィス全体で、誰がどこにいるのかを、「YourDesk」で一目で分かるようにしていきたいです。

「YourDesk」スタッフ：1月に、会議室予約機能をリリースしました。そちらをご利用いただけると、会議室大中小・ショールームを、誰が・何時～何時まで使うということを把握できるようになります！

－YourDesk スタッフ一同より－
リコージャパンの支社様のお話は何件か伺っていますが、支社ごとに運用やオフィスのこだわりが違い、興味深かったです。様々なフリーアドレスの企業様のお話を伺ってきた中でも、曜日や時間帯によって運用を変えるというのは珍しく、徳島支社様の働き方に対する柔軟さがよくわかるインタビューとなりました。今後とも「YourDesk」をご活用ください！