座席管理システムの選び方

座席管理システム導入のメリット

座席管理システムは、社員の状況を把握できるため、社内のコミュニケーションが活発になる効果があります。リモートワーク中でも連絡が取りやすくなり、業務の進行がスムーズになるため、トラブルを回避することができます。

また、社員同士の繋がりが視覚的に感じられることで、心理的な安心感が得られ、チームの雰囲気を良好に保つことができます。
さらに、ワークスペースの効果的な運用や感染症対策のために役立ちます。

座席管理システム「YourDesk（ユアデスク）」は座席の管理はもちろんのこと、社員のコミュニケーション活性化に必要な充分な機能が備わっています。

管理者向け機能

• ・社員の社内外の出勤状況を可視化してフリーアドレスやテレワーク、休暇などを一元管理
• ・座席の間引き設定による座席配置のソーシャルディスタンス維持
• ・座席の使用履歴を記録することにより社員の行動履歴管理

座席管理システムを利用する社員向け機能

• ・社員証（Felica/Mifareカード）やシングルサインオンに対応するIDとパスワード不要の簡単ログイン（着席）機能
• ・直観的な画面操作で簡単ステップでの即時予約
• ・座席の固定化防止ができるランダム抽選機能
• ・PC・スマホ・タブレットなどマルチデバイス対応
• ・ミーティングや商談のためのグループ座席や会議室を予約
• ・役職者などへの固定席の設定
• ・QRコードの読み込みによる簡単予約・チェックイン
• ・社員がいる場所を可視化できるユーザー検索機能

社員のコミュニケーション活性化

座席管理システムによって、社員のステータスを確認しやすくなり、連絡の取りやすさを判断できます。リモートワークでも社内コミュニケーションが活性化することができます。

社員の出社状況を把握

ハイブリッドワークにより、社外からの勤務が可能になり、オフィスは全員分の座席を用意しなくてもよくなりました。その分、利用者は自分の座席を予約・確保する必要があります。
逆に勤務状況を一覧できると効率的なオフィス運用が可能になります。座席管理システムにより、その両方が実現できます。

• ●座席マネジメントツールでハイブリッドワークやフリーアドレスを円滑に

心理的安全性の確保

会社に出社することも、自分の座席があることも当たり前の環境と比べると、「自分の席がない」という環境は、心理的な安全性にも大きな影響を与えます。これまでと変わらない生産性を実現するために、安心して働ける環境を整える役割が座席管理システムにはあります。

ワークスペースの分散

様々な環境変化を経て、多様な働き方が生まれています。オフィスの中でも外でも、ワークスタイルの変化に合わせた働き方があります。
そんな時代にオフィスをより有効に活用するには、座席管理が重要になります。

• ●座席管理はなぜ重要か？フリーアドレスの普及で注目

座席管理システムの種類（タイプ）

座席管理システムを大別すると、システムとして機能がシンプルなものと他の機能を合わせて提供しているもの、座席の利用を申告・登録するものと機械で測定するものに分かれます。それぞれの特徴とメリットは以下の通りです。

座席管理特化型

• ■特徴
  シンプルな機能に限定し、使いやすさを重視
• ■メリット
  個別の予定や会議室予約等はカレンダーアプリ他既存で利用しているものと連携して活用できます。

多機能型

• ■特徴
  受付機能や備品管理等カバーできる領域が広がります
• ■メリット
  今から一連のシステムを導入するなど、既存の仕組みがない場合、複数の役割を期待できます。

利用登録型

• ■特徴
  座席の利用（着席・離席等）はステータスを変更して表示します
• ■メリット
  特段の機器の購入・メンテナンスが不要で、利用が簡単です。

機械測定型

• ■特徴
  利用者の操作がなくても、センサー等で着座・離席等を把握／表示できます
• ■メリット
  ログを詳細に取ることで、座席の活用率などを精密に把握できます

座席管理システムの主な機能

座席予約

座席予約とは、オフィスで利用したい日や時間にあらかじめ席を予約する機能です。予約は数か月先まで可能な場合が多く、別の社員の座席を代理で予約することもできます。
また、座席利用時間の解析、フロアごとの座席利用率、Google／Microsoftカレンダーとの連携なども可能なツールが一般的です。

ユーザー検索

フリーアドレスでは「コミュニケーションしたい人を探す」機能と「隣に座っているのが誰か」を把握することが重要になります。どちらも円滑な業務の進行や、心理的安全性の確保に欠かせないものです。

ユーザーログイン

座席の予約だけでなく、座席管理システムではオフィスに出社した後の利用状況の把握・表示も重要です。
例えば各座席にセンサーがついているタイプのシステムであれば物理的な着席が把握できます。予約とは別に利用開始（着座）をシステム上で表示するものも多くあります。
また、ユーザーログインではICカード化された社員証によるタッチ認証や、各座席のQRコードをスキャンするなど、多様なデバイスを活用する方法が提供されています。

オフィス管理

座席管理システムにおいて、オフィスの生産性を高めるために重要な要素が二つあります。一つは、実際に利用するオフィスフロアの再現（見た目）です。出社する人にとって、毎回使う必須のアプリケーションとなるため、「使いやすさ」や「わかりやすさ」がその使い勝手に大きな影響を与えるのはいうまでもありません。

もう一つは座席の使われた記録（ログ）の分析です。これはバックオフィス部門にとってオフィスの最適化を追求するうえで、重要な示唆となります。分析に必要十分なデータが得られることが重要になるでしょう。

座席管理システムの選び方

座席管理システムの導入にあたり、フリーアドレスを成功させるためのポイントと注意点を理解し、サービスを比較検討することが重要です。導入後の活用方法にも注意を払いましょう。

座席管理システムを選ぶにあたって、どんな視点が重要でしょうか。ポイントは下記にも纏めておりますので、それぞれお悩みやステータスにあったものをご確認ください。

• ●フリーアドレスのメリットや導入時に検討したいことは？

どんな目的・課題に対するものか

フリーアドレスを含むオフィスの有効活用を担当する立場になったとして、結果として実現したいゴールがあるはずです。とにかくスモールスタートでも立ち上げることに重きを置くか、利用者である社員の負担を最小化することを心掛けるか、バックオフィスとしての仮説・検証を可能にするか、等々目指す姿と優先順位の明確化によって、検討基準が明確になります。

小規模からの運用ができるか

各システムの無料トライアルだけではなく、スモールスタートで始めて、基本的な課題（問題点）を潰してから全体適用へといったステップも無理のない選択肢です。
システムの料金構成は様々ですが、少人数・限定エリアで始められるか、も一つの選択要素となるでしょう。

座席予約・チェックイン・チェックアウト機能

座席管理システムの基本として席の予約・キャンセル、一部の固定席や逆に固定化を防ぐための抽選機能なども使い勝手として重要になります。加えて利用開始にあたる「チェックイン」、予約の情報とは異なる利用終了を反映する「チェックアウト」などのやりやすさも座席の有効活用に有効です。

オフィスフロア画面

オフィスの座席をシステムに反映するにあたって、無償で反映が可能なシステムも複数あります。ただ、たまたま座席管理に適したフロア図面を既にもっているというケースは多くはないでしょう。
出社する人にとっては一日に何度も目にすることになるUIです。最初の印象がそのままアプリの印象につながってしまうこともあります。重要な選択基準の一つとして、より使いやすい、見やすい「見た目」を選ぶことが重要です。

フリーアドレス導入目的との整合性

フリーアドレス導入には様々なメリットがあります。
主なものとして、生産性の向上、コミュニケーションの活性化、オフィス費用の削減の3つが挙げられます。新しい働き方につなげるなら、席の固定化を防ぐためにランダム抽選で席を選ぶ機能があるシステムを、部署を超えたコミュニケーションを期待するなら、利用者のプロフィール表示がわかりやすい声がかけやすいシステムを、コスト重視なら、シンプルな機能と料金体系のシステムを、それぞれ選択すべきです。

• ●フリーアドレス、こんなにいいこと

座席の利用状況の把握機能

バックオフィス部門の担当者としては、これまで数値化しにくかった「どこの席がどのくらい使われているのか」が可視化されることにより次の施策にもつながるでしょう。
こういうデータも座席管理システム導入の利点です。あとはどんなデータが使いたいかも見当をつけておきましょう。機械測定型であれば正確な着座が把握できますが、例えば偉い人に呼び止められてそのまま移動して大事な話をして、となったら、自席にはいなくても、その席が不要だったということにはならないでしょう。
「座席」を起点としたデータで何を知りたいのか、そのために必要な情報の粒度は？などの視点が重要です。

セキュリティ

社内導入されるSaaSに対するセキュリティ面でのリクエストも増えてきています。大切なのは要件の明確化ですので、情報システム部門等への事前の確認もシステム選定の手間を減らすために重要です。
特にカレンダー等他アプリケーションとの連携が座席管理システムにとっては一つのキーになりますので、既存の利用システムとの整合性もポイントです。また、IDaaS（ID管理）との連携もセキュリティ・使い勝手の両面で検討要素となります。

まとめ

座席管理システムは、バックオフィス部門から発信する新しい働き方のきっかけになるものです。日々のワークスタイルに柔軟に合わせながら、利用する各社員と多くの接点が生まれます。
機能／デザイン／費用／分析などの各要素の中から、最も重視したいポイントを決め、トライアルなどもうまく活用しながら、満足できるシステムを選んでください。

YourDeskは、たくさんのお客様の多様なニーズにお応えすることで、ここまで選ばれ、評価をいただいてきました。座席管理から始める様々な働き方への対応に、社内コミュニケーションの活性化に、オフィス費用の見直しに、YourDeskをご活用ください。