管理ツールで、テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスを円滑に

テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレス

テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスの組み合わせは、働き方の柔軟性と、様々な選択の実現を可能にします。テレワークは時間や場所にとらわれずに業務ができるため、従業員のQOLも上がりますし、フリーアドレスはオフィス内での席選びの自由度を高め、他の部署の人などとのコラボレーションを促進します。これらを融合させることで、自社の働き方に新しいスタンダードを築くことができます。

テレワーク管理ツールの役割

効果的なテレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスの組み合わせには、適切な管理ツールが不可欠です。テレワーク管理ツールはいろいろありますが、主に以下の機能を押さえておかなければなりません。

• ・座席·ステータス管理
  テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスが実施されていた場合、出社の際にはどこに座るか都度決定しなければなりません。そのため、社内の座席利用時には、事前に予約を行うことが求められます。座席予約システムが実装された管理ツールを導入することで、社内の座席利用の管理がスムーズに行われることとなり、混雑やトラブルの回避になります。さらに誰がどこに座っているか、またはテレワーク（リモートワーク）なのかといったステータスが分かりやすいことも必須です。テレワーク（リモートワーク）を併用し、特にそちらの比重が大きい人にとっては、オフィスに来る頻度はそう高くありません。そのため、座席の予約は、必要な場合に、問題なく、久しぶりに管理ツールを利用する場合でもまごつくことなく、柔軟に座席を予約・調整できることが望ましいです。
• ・プロジェクト管理
  座席の予約システムと適切な管理システムが統合されたテレワーク管理ツールを使用することで、さらなる効果を発揮します。例えば、従業員が社内の座席を予約する際に、所属部署やプロジェクトなどの情報を入力すれば、管理システムにより各部署やプロジェクトごとの利用状況を把握できる、といった使い方などができます。プロジェクトやタスクと紐づけて使用することができれば、それぞれの動きと状態を把握しやすく、業務の円滑化に繋がります。
• ・コミュニケーション強化
  テレワーク管理ツールは、社内のコラボレーションやコミュニケーション促進ツールとしても利用できます。特定のプロジェクトに関わるメンバーが同じエリアに座るように予約を調整することが簡単にできたり、今話したい相手がどこにいて、どのような状況なのかをすぐ理解でき、連絡やミーティングの予約が簡単に取れるような機能を備えていれば、プロジェクトの進捗管理や意思疎通がスムーズになります。

管理ツールの効果測定

上記のように、テレワーク管理ツールは新しい働き方の実施と円滑化のために必須なものといえます。しかし、これには、定期的な効果の測定と使い方の標準化が不可欠です。

生産性向上、コラボレーションの増加、従業員満足度など、多角的かつ客観的な視点からの効果測定ができるように、専門ツールの導入や適切なKPI（重要業績評価指標）の設定ができるようにしましょう。

また、従業員がシステムを正しく利用し、予約を適切に管理するために、定期的なトレーニングや情報提供を行いましょう。システムを通じて透明性や公平性を確保し、従業員の信頼を築き、円滑な運用を実現できます。

フリーアドレス席の適切な配置

フリーアドレスの導入にあたっては、従業員の業務内容や好みに合わせて席を配置することが重要です。ミーティング席、集中席、コミュニケーション席など、自社の業務に必要な種別の座席を用意し、場合によってはチーム単位でまとまってフリーアドレスを利用する「グループアドレス」を活用して、皆が働きやすい方法を取れるようにしましょう。

従業員エンゲージメントの向上

効果的なテレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスの組み合わせがもたらす大きなメリットの一つが、従業員のエンゲージメント向上です。オフィス内でのコミュニケーション・コラボレーションを大切にしながらも、テレワーク（リモートワーク）の柔軟な働き方を提供することで、従業員は一層満足感を感じるでしょう。

セキュリティとプライバシーの確保

テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスを同時に導入する際には、セキュリティとプライバシーの確保が重要です。テレワーク（リモートワーク）時においては情報漏洩のリスクが高まるので、これに備えるためのセキュリティ対策や適切なトレーニングが必要です。また個人の引き出し等を持たないフリーアドレスの場合も、書類やデータの扱いに関してのルールをきちんと浸透させることが大切です。

これから生まれるツールの活用

テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスが一般化していく中で、テレワーク管理ツールにもさらなる進化が見込めます。例えば、仮想オフィスをアバターで自由に行き来しコミュニケーションがとれるツールなど、より効果的な働き方が実現されるでしょう。自社にとってどのようなものが最大限の結果を生み出してくれるか、常に情報をアップデートしていきたいところです。

まとめ

テレワーク（リモートワーク）管理ツールとフリーアドレスを組み合わせることで、従業員が柔軟かつ効果的に働く未来が広がります。しかし、その実現には適切なツール選定、効果測定、ニーズに合わせたフリーアドレス席の配置が欠かせません。これにより、企業は新しい働き方に積極的に取り組み、従業員エンゲージメントの向上と生産性の向上を両立させることができるでしょう。未来のオフィス環境は、テクノロジーと柔軟性が融合した、より魅力的で持続可能なものとなることでしょう。