フリーアドレスは意味ないの？廃止の原因と失敗を防ぐ方法を紹介

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、オフィスの中で個人専用の固定席を持たず、フロアに設置されたデスクの好きな席を選んで仕事を行うワークスタイルのことをいいます。業務内容に合わせ、自由に仕事をする場所を選べるのが特徴です。

フリーアドレスを導入する理由

なぜ、フリーアドレスを導入するのでしょうか。その理由を解説していきましょう。

他部署とのコミュニケーション促進

従来の固定席の場合は、周りの人は同じ部署の人で固められますが、フリーアドレスなら業務上で接点のない他部署の人とも近い距離で仕事をする機会が増えます。そうすると、他部署の人たちと話しをする機会が増え、人脈が広がったり、たわいもない会話からよいアイデアが生まれたりといったよいコミュニケーションが生まれるでしょう。また、お互いの業務のことを理解しやすくなり、他部署との連携が図りやすくなるのもメリットといえます。

オフィス全体がきれいになる

フリーアドレスの思わぬメリットには、オフィス全体がきれいになるというものもあります。席が固定されている場合は、資料や私物を自分のデスクの上に広げたままでもかまいませんが、フリーアドレスであれば、次に使う人のためにきれいに片付けたり、掃除をしたりするなどの行動をとります。そのため、いつでもきれいな状態をキープできるのです。

オフィスの省スペース化

日中、外回りで不在にしていることが多い、出勤時間がまちまち、テレワークを行なっている、といった会社であれば、実際のところ稼働している席はそんなに多くないはずです。そういった席は無駄なスペースとなってしまいます。フリーアドレスにすれば、オフィスのスペースを有効活用でき、省スペースで済む可能性も高いです。デスクを人数分用意しなくても済むため、長い目で見ればコスト削減にもつながります。

フリーアドレスを廃止する原因

フリーアドレスにはメリットがある反面、導入したものの廃止するケースも増えています。その原因はどんなところにあるのでしょうか。

原因①：社員がどこにいるのか特定できない

フリーアドレスを廃止する原因のひとつは、社員がどこにいるのか特定できず、業務に支障をきたすことです。例えば、電話や訪問者の取り次ぎに時間がかかったり、相談や報告といった話をしたい人を探さなければならず、業務効率が落ちてしまいます。このようなケースは、フリーアドレス導入後の失敗例としてよくある話です。

原因②：雑談が増える

フリーアドレスは自由に席を選べるのがメリットですが、スペースがオープンなので社員同士の会話が弾みがちです。雑談が増えることで、仕事の効率が低下することもあります。また、話し声がうるさく仕事に集中できないというケースもあるようです。

原因③：仕事道具の管理問題

フリーアドレスでは、ノートパソコンや資料、文房具などの仕事道具を席に持ち運ぶ必要があります。持ち運ぶ際にネックとなるのは、手間がかかること、紛失する可能性があることです。もし、「社外秘」や「部署外秘」といった資料を紛失した場合には、会社を揺るがす大問題に発展することもあります。そのため、紙の書類を多く扱う企業では、フリーアドレスは不向きで廃止したということもあるようです。

また、従来ならデスクの引き出しに仕事道具を収納できていましたが、フリーアドレスだとそれらを保管する個人用ロッカーなどを設置する必要もあります。

原因④：チーム・同部署内の連携不足

他部署とのコミュニケーションがとれるフリーアドレスですが、チーム・同部署内の連携が不十分になるケースもあります。同じ部署内での連携が不足すると、業務にさまざまな支障が生じることも…。また、新人教育もうまく進められないこともあります。

原因⑤：フリーアドレスなのに席が固定化

フリーアドレスを導入したのにもかかわらず、いつの間にか席が固定化してしまったというケースも少なくありません。その場合は、フリーアドレスの意味がなく、メリットを感じられないでしょう。

フリーアドレスの失敗を防ぐ方法

それでは、フリーアドレスを失敗しないための方法をご紹介しましょう。

失敗を防ぐ方法①：座席管理システムを導入する

誰がどこにいるか分からないということを防ぐには、座席管理システムを導入すれば解決できます。座席管理システムは、オフィスのデスクをIOT化し、オンライン上で座席を予約することができるシステムのことです。システム画面を見れば、誰がどこにいるのか可視化できます。

失敗を防ぐ方法②：仕事に集中できる席をつくる

たまの雑談は、リフレッシュにもなりますが、あまりにも長いと仕事効率を低下させてしまいます。そうならないために、仕事に集中できる席を設けるとよいでしょう。例えば、パーテーションで区切られたエリアや個人ブースなどを作ることです。また、集中できる環境づくりも大切です。いつも同じ人が固まらないように、席をランダムに決める抽選制にしたり、人気のない席を使ったりなどの工夫をしましょう。

失敗を防ぐ方法③：仕事道具の徹底管理

仕事道具を持ち運ぶことによって紛失してしまうのを防ぐには、個人用ロッカーをひとり一台設置して、しっかり管理するようにします。また、書類はデジタル化すると紛失を防げ、セキュリティ強化にもつながります。ペーパーレスによってコピー代や紙代といったコストの削減も可能です。

失敗を防ぐ方法④：部署内での連携強化

チームや同部署のコミュニケーション不足や、連携がうまくいかなくなるのを防ぐには、ビジネスの基本である報告・連絡・相談の徹底が重要です。そのためには、座席管理システムで上司やメンバーがどこにいるのかを確認しておき、すぐに話をしに行けるようにしておきましょう。また、週に数回、同じデスクで仕事をする、ミーティングをするなどの決め事を作るのも有効です。

失敗を防ぐ方法⑤：フリーアドレスのルールの共有

席が固定化しないようにするには、フリーアドレスのルールを定め、社員で共有するとよいでしょう。例えば、以下のようなルールを設けると、席の固定化を防げます。

• 席を予約制にする
• 席をランダム抽選制にする
• 前の日とは違う席を使う
• 仕事が終わったら仕事道具はロッカーに片付ける
• 3時間以上離席する場合は席を変更する

目的を明確にしておけば失敗知らず

フリーアドレスは、社内を活性化させ、業務の効率アップにもつながるワークスタイルです。「失敗した」と後悔しないためにも、フリーアドレスの目的をはっきりさせ、社員同士で共有しておくことが大切です。また、あらかじめ失敗しないための対策もとっておきましょう。