オフィスが狭いときはどうする？テレワークとフリーアドレス化で狭いオフィス問題を解決しよう！

狭いオフィスが社内にもたらすデメリット

社員が集中して仕事に取り組むためには、まず快適なオフィス環境が欠かせません。しかし、狭いオフィスは快適とは程遠く、社員の作業能率にも大きな悪影響をもたらしてしまいます。では、オフィスが狭いと具体的にどのようなデメリットがあるのでしょうか。テレワークやフリーアドレス化の必要性を認識するためにも、まずは狭いオフィスのデメリットを確認しておきましょう。

狭いオフィスのデメリットその1：仕事に集中しづらい

狭いオフィスは、周囲の動きが気になったり、周りの会話が聞こえてきたりなど、社員が仕事に集中しづらいという側面があります。「気が散る」「隣が気になる」など、社員の集中力を阻害する要素が多いため、労働生産性にも悪影響を及ぼしかねません。

狭いオフィスのデメリットその2：ストレスがたまる

人がストレスを感じず作業するためには、一定のパーソナルスペースを確保する必要があります。ところが、手狭なオフィスは隣との距離も近いので、十分なパーソナルスペースを確保できません。その結果、周囲の社員に気を使いながらの業務となり、ストレスをためやすい環境となってしまいます。

狭いオフィスのデメリットその3：社内コミュニケーションが滞る

狭いオフィスは隣との距離が近いので、コミュニケーションの活性には良い側面もあると思われがちです。しかし、実はオフィスが狭いと社内コミュニケーションは滞ります。狭いオフィスは動線を確保できず、距離は近くても社員の移動は減ってしまいます。その結果、社員同士の交流が減り、社内コミュニケーションも減退してしまうのです。また、業務上の確認もしづらいため、伝達ミスといった失策も起こりやすいといえます。

テレワークは狭いオフィス問題を解決に導く有効打になりえる

オフィスが狭いという悩みは、特に事業規模が拡大した企業が必ずといっていいほど直面する問題です。事業規模が大きくなれば、新しい人材の確保や新たなオフィス用具の導入などは避けられません。そのため、会社の規模を大きくする過程で、オフィスはどうしても手狭になってしまいます。もちろん、オフィスを移転して、環境を根本的に変えてしまうという手もあるでしょう。また、レイアウトを工夫することで、狭い空間を広く見せる方法もあります。しかし、いずれの方法を取るにせよ、一定のコストと時間を消費することになり、企業にとっては大きな痛手です。
その点、テレワークやリモートワークは、今すぐにでも導入できる対策法のひとつです。ノートパソコンやスマートフォンといったデバイスの進化によって、社員の分散化は決して難しい取り組みではなくなってきています。当然、本格的な導入にはしっかりした準備が欠かせませんが、テレワークを実施する際は政府の助成金も活用できます。そのため、高いコストパフォーマンスの中で手狭なオフィス問題を解決に導けるのです。

また、テレワークやリモートワークの導入は、狭いオフィスを広くする効果自体も大きい方法です。そもそも、オフィスが狭いと感じる要因のひとつは、やはり人の多さにあります。社内に人が多いからこそ、オフィスが手狭に感じられ、通常業務や作業効率に支障が生じてしまうのです。テレワークやリモートワークを導入すれば、出社する社員の数を限定することができます。社内における人の多さを解消できるので、狭いオフィスを広々と使うことができるのです。

テレワークと合わせて導入したい！フリーアドレスとは

デスクやキャビネットといったオフィス用品もまた、人の数と同様にオフィスを狭くする要因のひとつです。しかし、テレワークやリモートワークは、あくまで出社する社員を限定する方法に過ぎません。テレワークとオフィスワークを臨機応変に使い分けることになるので、今日テレワークだった社員が明日は出社してくるということもあるわけです。そのため、社員一人一人に用意したデスクは、そのまま残しておかなければなりません。
そこで、テレワークやリモートワークに合わせて、フリーアドレス化も検討していく方法があります。フリーアドレスとは、社員に固定席を用意せず、オフィス内の好きな場所で働いてもらうスタイルのことです。フリーアドレスを導入すれば、在籍する社員分のデスクを用意する必要がないので、狭いオフィスを広く活用することもできるようになります。特にテレワークやリモートワークとの相性が良く、フリーアドレス化によってデッドスペースの活用やオフィスの縮小化なども実現可能です。

フリーアドレス化は狭いオフィス対策のみならず、経費削減や社内コミュニケーションの活性化にも役立つ取り組みです。社員が固定席を持たないフリーアドレスは、デスク上での書類やファイル管理といった紙媒体での作業を削減します。その結果、ペーパーレス化が進み、紙代や印刷代といった経費を削減することが可能です。また、社員が自由に席を選ぶスタイルでは、他部署の社員と隣り合わせで仕事をする機会も増えるため、社内交流が活性化するというメリットもあります。

フリーアドレス化には座席管理システムが必須

テレワークやリモートワークにおけるフリーアドレスは、そもそも社員全員分のデスクを用意しないのが基本です。そうすることによって、オフィスの省スペース化を実現し、狭いオフィスでも快適に働ける環境を準備できます。ただ、フリーアドレス化したオフィスでは、その日に作業する席を社員自身が見つけて確保しなければなりません。ところが、デスク数が限られている中では、いつもの好きな席が取られていたり、人数分のデスクが確保できなかったりすることもあります。また、社員が必ずしも特定のデスクで働いているわけではないので、伝達や連携という点で誰がどこにいるのかわからなくなってしまうのも問題です。

そのため、フリーアドレス化の際は、座席管理システムの導入が欠かせません。座席管理システムとは、オンラインを通じてオフィス内の座席を管理できる仕組みのことです。このシステムを導入することで、社員が出社前に好きな座席を予約できたり、誰がどのデスクで作業しているかを視覚化できたりなど、フリーアドレスが抱える問題点を解決できます。

テレワークとフリーアドレス両方に対応可能な座席管理システムとは

狭いオフィス対策のために、テレワークとフリーアドレスの導入を検討しているなら、いずれにも対応できるユアデスクがおすすめです。ユアデスクのシステムには、社内だけではなく、社外の出勤状況も可視化できる機能があり、テレワークとフリーアドレスを一元的に管理することができます。また、直感的な画面レイアウトやQRコードによるチェックイン機能など、普段利用する社員にとっても便利な機能が豊富に用意されている点も強みです。座席の使用履歴も確認でき、コロナ禍での運用においても何かと役立ってくれるでしょう。

快適なオフィス環境を手に入れよう

省スペースだけではない！テレワークとフリーアドレス化で快適なオフィス環境を確保しよう

今回は、狭いオフィスの弊害と解決策についてまとめてみました。以下、ポイントを列挙するのでもう一度確認してみましょう。

• ・狭いオフィスはデメリットが満載
• ・テレワークが狭いオフィス対策の救世主に
• ・フリーアドレスも解決方法のひとつ
• ・座席管理システムでテレワークもフリーアドレスも快適に

狭いオフィスに悩んでいるなら、ここで紹介したシステムを導入して快適なオフィス環境を手に入れましょう。