フリーアドレスで社員の居場所がわかる方法とは？座席管理システムを上手に活用しよう

フリーアドレスでは社員の居場所がわからない!?

フリーアドレスの課題の1つに「社員の居場所がわからない？」という問題があります。フリーアドレスはオフィス内に設置されたデスクやチェアを自由に利用でき、社員は毎日違う場所で仕事できます。
毎日居場所が変わるということは、社員の位置を特定することが難しく、すぐに連絡を取りたくてもどこにいるかわからないという状況が生まれます。実は、フリーアドレス導入時には同時に「座席管理システム」を導入する企業が多くなっています。
座席管理システムがあれば、誰が・どこで・どんな仕事をしているかが把握できます。フリーアドレスに必須の座席管理システムを詳しく見ていきましょう。

フリーアドレスとは

会社のオフィスで毎日同じ席に座り、業務をこなす。席が変わるのは部署異動などのときのみ。従来のオフィスではそれが当たり前でした。しかし、時代とともにオフィスの形も変わり、最近ではフリーアドレスも一般的になっています。
フリーアドレスはオフィスに社員の固定席を設けず、オフィス内なら自由に席を選べる新しい働き方です。席を変えることで、仕事環境が変わり、まわりの顔ぶれも変わるため、仕事への刺激になり、新しいアイデアも生まれやすいとされます。
しかし、フリーアドレスには多くのメリットがある反面、デメリットもあります。

フリーアドレスの問題点

フリーアドレスが上手く機能しなくなる問題点を見てみましょう。

座席が固定してしまう

フリーアドレスにもかかわらず、座る席が固定化してしまう問題があります。毎日席を変えるというルールを作っていても、2、3カ所を移動するだけの社員が出てきたり、同じメンバーで固まって、特定の社員のみでコミュニケーションするケースも出てきます。これではフリーアドレスにした意味は失われ、他の社員からの不満につながることもあります。
席が固定化しないためには、ツールを利用して席をランダムに決めるなどの仕組みが必要です。

収納スペースが少ない

従来の固定席は、デスクが個人の収納スペースにもなっていました。机の上に書類を積み上げたり、足元に荷物を置いていた人も少なくないでしょう。フリーアドレスでは、そうしたことはできません。そのため、必然的に個人の収納スペースが限られたものになります。私物を管理するための個人ロッカーは必要ですが、それ以前に仕事に必要な書類や道具の共同管理、ペーパーレス化などで荷物を減らすことが不可欠です。

社員の居場所がわからない

フリーアドレスは席が固定していないため、毎日、一人ひとりがどこに座って、仕事をしているかを把握することが難しくなります。円滑に業務を進めるには、上司やチームメンバーへの報告・連絡・相談は必須。座っている場所がすぐにわかるようにする仕組みが必要です。

フリーアドレスで社員の居場所がわからないことで生じるデメリット

フリーアドレスの問題点の1つ、社員の居場所がわからないことについて詳しく見ていきましょう。

コミュニケーション不足が生じる

居場所がわからないことで、同じチームメンバー同士でもコミュニケーションが取りにくくなってしまいます。従来なら、前や隣に座っているメンバーに話しかければ済んだことが、フリーアドレスではそうはいきません。上司にすぐに相談できない、逆に上司は部下の様子がわかりにくいという問題が生じます。
コミュニケーション不足は孤独感を生み、社員のエンゲージメントや満足度を低下させてしまうことにもなります。

感染症対策がしづらい

新型コロナウイルス感染拡大により、感染症対策がオフィスでの働き方にも影響しています。デスクを使用する前後にアルコール消毒することはもちろん、誰と誰が接していたか、どのくらいの時間、オフィスに滞在していたかなどを把握することは重要になります。
フリーアドレスでは、そうしたことの把握は難しくなります。感染症対策という観点から、社員の居場所が特定できないことは大きな問題点となります。

固定席になってしまう

社員の居場所がわからないこととは、つまり席選びが社員任せで、会社側はまったく関知していないことになります。そうなると、結局、いつものメンバーで固定化してしまうことが多くなります。フリーアドレスの意味はなくなり、むしろデメリットが浮き彫りになります。

フリーアドレスで社員の居場所がわかるメリット

次に、社員の居場所がわかるようになると、どのようなメリットがあるかを見てみましょう。

コミュニケーションがスムーズに取れる

社員の居場所がわかれば、コミュニケーションをすぐに取ることができます。チームメンバーと簡単に打ち合わせしたり、上司に相談することも簡単にできるようになります。
外部からの電話なども取り次ぎやすくなります。

勤怠管理も兼ねられる

社員の居場所を把握することは、勤怠管理が同時にできることを意味します。出勤した際に、座席管理システムで席をランダムに決め、就業時には席からチェックアウトするようなシステムにすれば、勤怠も同時に把握することができます。

感染症対策がしやすい

ツールを利用して居場所を把握できれば、オフィスの滞在時間や利用した場所、濃厚接触の有無なども把握できます。また、座席管理システムを活用すれば、密を回避した座席の割り振りも可能になります。

フリーアドレスで社員の居場所を確認する方法

フリーアドレスで社員の居場所を確認する方法はいくつかあります。ホワイトボードやスケジュールボードなどに座る場所を記載するという手軽な方法もあります。また、Excelを利用してオフィスのフロアマップを作成し、出社した際に記入していくなど、独自に簡単なツールを開発することもできます。
さまざまな方法が考えられますが、最も簡単で、使いやすく、効率的な手法が、座席管理システムを利用する方法です。
座席管理システムを利用すれば、オフィスのレイアウトに合わせた図を表示でき、誰がどこに座っているのかが、一目で把握できます。毎朝、出勤時にランダムに席を決める機能や、勤怠管理や業務管理にも有効です。

フリーアドレスでも社員の居場所がわかる座席管理システム「YourDesk」の特徴

フリーアドレスでの社員の居場所確認に便利なツール「YourDesk」の特徴を見てみましょう。

どこに座っているかがひと目でわかる

YourDeskは、オフィスのレイアウトに合わせた図に社員の居場所を表示するため、誰が、どこに座っているかをひと目で把握できます。

勤怠状況を可視化できる

YourDeskでは、出勤・退勤など社員の勤怠状況を可視化できます。座席の使用履歴も残るので、勤怠管理に加えて、感染症対策にも役立てることができます。

ランダム抽選システム

YourDeskの座席管理システムには、座席の予約機能、出退勤時間の設定に加えて、座席のランダム抽選システムがあります。フリーアドレスで課題となる席の固定化を防ぐことができる、非常に有効な機能です。
また、予約機能は最長3カ月先まで対応しているので、座席予約を済ませておけば、毎日予約する手間はありません。代理予約機能やテレワーク予約機能もあるため、出先からアクセスして、予約することもできます。

IPアドレス制限によるセキュリティ対策

YourDeskはIPアドレス制限を行うことで、外部からの不正アクセスを防止しています。座席予約システムから社内システムへの侵入を許すようなことはありません。

ユーザー登録・検索機能

YourDeskはユーザー検索機能を備えているため、管理者が部下の勤怠管理・業務管理を行う際にも便利です。座席の利用状況が確認できたり、座席の利用率もチェックできるため、レイアウトの見直しや運用ルールの見直しにも役立ちます。

多言語に対応

YourDeskは日本語だけでなく、英語と中国語にも対応し、グローバルに事業を展開する企業にもおすすめです。直感的に理解できるデザインで、利用しやすいツールとなっています。

フリーアドレスは優れた座席管理システム選びが決め手

フリーアドレスは運用次第で企業の生産性を向上させ、社員の仕事に対するモチベーションを大きく向上させることができます。ですが、デメリットがあることも理解しておく必要があります。
デメリットの解消に活用すべきなのが「座席管理システム」です。座席管理システムを活用して、フリーアドレスを適切に運用し、フリーアドレス導入を成功に導いてください。