フリーアドレスにはルールが必要│うまくいかない原因や効率的な運用の準備とは？

フリーアドレス導入の目的

フリーアドレスを導入している企業の目的はどのようなものなのでしょうか。

コロナ禍でのオフィスの有効活用

新型コロナウイルス感染拡大は、私たちの働き方を大きく変えました。テレワークの導入が急速に進んだ結果、オフィスに出社する人の数は減少し、1人に1つ、デスクが割り当てられた従来のスタイルでは貴重なオフィススペースが無駄になってしまいます。
しかし、フリーアドレスを導入することで無駄なスペースを集約して執務スペースを作り、空いたスペースを社員のリラックススペースやコミュニケーションスペースにあてるなどの有効活用が可能です。

働き方改革の進展

新型コロナウイルス感染拡大の前から、日本では働き方改革が叫ばれ、そのひとつとしてフリーアドレスの導入が進んでいました。ノートPCとインターネット環境があれば、場所を問わずに仕事ができるようになり、特に若い世代は、より自由で、フレキシブルな働き方を求めるようになっています。企業にとっては、優秀な人材を採用するためにも、新しい働き方に対応したフリーアドレスの導入が進みました。

生産性・創造力の向上

フリーアドレスを導入している企業の社員は、仕事をする場所を自由に選ぶことができます。常にフレッシュな気持ちで仕事ができるため、生産性や創造力の向上が期待されます。

コミュニケーションの促進

フリーアドレスでは、毎回近くに座る人が変わるため、思わぬコミュニケーションが発生することがあります。また、社内の風通しが良くなるうえに、いつもとは違う人との何気ない会話から、新しいアイデアが生まれることも期待できます。

フリーアドレスがうまくいかない原因

フリーアドレスを導入する企業が増えている一方で、うまくいかない事例もあるようです。ここからは、その原因を考えてみましょう。

向いていない業種・業態がある

PCとインターネット環境、スマートフォンがあれば、どこでも仕事ができるという職種や業態は、フリーアドレスに向いているといえるでしょう。一方で、フリーアドレスに向いていない業種・業態もあります。例えば、個人情報や機密情報を取り扱う業種や業態、同じメンバーで仕事を進める必要がある業種・業態はフリーアドレスには適していないかもしれません。

導入目的が浸透していない

会社側が一方的にフリーアドレスを導入しても、社員がその目的やメリットを理解していなければ、フリーアドレスはうまく機能しません。目的やメリットが社員に伝わっていない場合、同じメンバーが固まっている、ないしは、毎日同じ席に座っているような状態を招いてしまうことになりかねません。

ルールが設定されていない

フリーアドレスでは、社員の座る場所が毎日変わるため、電話や来客時の対応にルールを設ける必要があります。フリーアドレスで働く社員たちをサポートする仕組みがなければ、社員の間に不満がたまり、フリーアドレスが有名無実化してしまうことにもなりかねません。

ペーパーレス化が進んでいない

フリーアドレスの導入と同時にペーパーレス化を進めましょう。フリーアドレスでは、書類や荷物をデスクの上に積み上げたり、デスクの下にしまい込むようなことはできません。1人1人が抱え込んでいる書類や荷物を削減することが大前提となります。書類を減らし、ペーパーレスで業務を進められる体制が必要です。

収納スペースがない

1人1人のデスクを廃止した代わりに、最低限の書類や備品を収納するためのスペースを設ける必要があります。使いやすい収納スペースを用意することで、フリーアドレスがスムーズに運びます。

フリーアドレス導入には前準備が不可欠

フリーアドレスの運用を円滑に進めるためにも、事前準備が必要です。ここからは、フリーアドレスの導入をスムーズに行うための方法を紹介します。

目的・メリットを周知

フリーアドレス導入にあたって、まずは目的とメリットを社員に周知することが必要です。自分のデスクがなくなることに抵抗を感じる社員は必ずいます。実施までに十分な期間を設け、しっかりと社員に周知していきましょう。

オフィス環境の整備

ノートPCの手配、Wi-Fi環境の整備、固定電話の廃止、出退勤のシステムや業務システムの見直しなど、フリーアドレス導入を見越したオフィス環境の整備を進めます。特に、個人所有物の削減、ペーパーレス化の推進が重要になります。

座席管理システムなどの導入

オフィス環境の整備にあたっては、座席管理システム（ホテリングシステム）の導入をおすすめします。座席管理システムとは、出社する際に自分が座る座席を予約するシステムで、誰がどこに座っているかを社員同士が把握するためのツールになります。座る位置をシステムがランダムに決める機能もあるので、メンバーが固まったり、同じ席に座り続けることを防ぐことができます。

感染症予防対策

新型コロナウイルス感染予防のためにも、除菌シートや除菌スプレーなどを準備しておきましょう。座席を利用する前に、気軽に掃除ができるようにしておくことが大切です。

効率的なフリーアドレス運用のためのルール

フリーアドレスを効率的に運用するための具体的なルールを見ていきましょう。

同じ席に座らない

フリーアドレス導入後も、常に同じ席に座り続ける人がいるかもしれません。そうならないためにも、席を固定化させないためのルールを設けましょう。

チームアドレスの導入

完全なフリーアドレスが難しい場合は、チームごと、部署ごとで座るエリアを決めるチームアドレスを導入します。画一的にならず、自社の状況に合わせて運用するといいでしょう。

電話の取り次ぎルールを決める

フリーアドレスで問題になりがちなのが、電話の取り次ぎです。メールやチャットツールでのやりとりが増えてきたとはいえ、ビジネスにおいてまだ電話は欠かせません。同じ人ばかりに電話の負担が集中しないよう、取り次ぎルールを明確にしておきます。

郵便物・宅配物の扱い

自分宛ての郵便物・宅配物が届いた場合、総務担当が座席まで運んでくれた会社もあるでしょう。しかし、フリーアドレスでそれはできません。個人ロッカーに郵便受けを設ける、郵便物・宅配物をチームごとにまとめて置いておくスペースを設けるなどのルールを定めます。

オンライン会議への対応

コロナ禍でオンライン会議の利用が今まで以上に増えました。集中して作業している近くで、オンライン会議が始まると、気になってしまうこともあります。オンライン会議用のスペースを設けるなど配慮が必要です。

飲食の可否

フリーアドレスのデスクは、共有スペースです。飲食をすべてOKとする、あるいは飲み物はOKだが、食べ物はNGなど、飲食についてのルールも明確にしておきます。

片付けの徹底

使い終わったあとは、デスクの上に何も残さないことがフリーアドレスの基本です。書類を置きっぱなしにしたり、足元に資料を残さないようにしましょう。また、個人用ロッカーはもちろん、チームごと、部署ごとのロッカーや共有資料・備品のスペースを設けるなどの配慮も必要です。

フリーアドレスはルールを作って、うまく活用しよう！

フリーアドレスは、フリーでフレキシブルな働き方を支えるシステムですが、うまく運用するには明確なルールが必要です。実際のルールなどをよく理解し、フリーアドレスを上手に運用してください。