環境を改善すべきオフィスの特徴とは？職場改良のメリットや方法をチェック

オフィスの環境改善が求められる理由

IT技術の進展、働き方改革、そしてコロナ禍において、私たちを取り巻く環境はもちろん、仕事の進め方、働き方も大きく変化しました。
テレワークやリモートワークが急激に進み、会社に居らずとも仕事ができる昨今、オフィスには新たな役割が求められています。
社員が毎日出勤することを前提とした旧態依然の職場では、働き方の変化に対応するのが困難です。オフィスの進化、環境改善が求められる理由は、そこにあります。

オフィスの環境を改善するメリット

オフィスの環境を改善するメリットを詳しく見ていきましょう。

新しい働き方への対応

オフィスの環境改善の最大のメリットは、大きく変化している新しい働き方への対応です。
テレワーク・リモートワークが急速に普及した今、社員一人ひとりにデスクが必要ではないため、フリーアドレスを導入する企業も増えています。
また、オフィスに出社している社員と、自宅でテレワークをしている社員を集めて会議や打ち合わせを行うときには、オンライン会議のツールなどを活用する必要があります。
フリーアドレスやテレワークのような新しい働き方にふさわしいオフィス環境を整えることは、社員の業務を滞りなく進めるためにも欠かせません。

アフターコロナへの対応

新型コロナウイルス感染予防に配慮したオフィスのあり方を見直し、環境改善を進めることは企業にとって大きな課題です。
オフィスにおいても「密閉」「密集」「密接」の「三密」を避けることは、最低限求められる取り組みになっています。
パーティションの設置はもちろん、テレワーク・リモートワークの実施、フリーアドレスの導入などで、社員同士が密にならない環境作りを目指しましょう。

ストレスの低減・従業員満足度の向上

社員にとって快適で働きやすいオフィスを整えることは、会社の役目でもあります。
安心して快適に仕事ができる環境を整えることで、社員の生産性・創造性の向上につながることはもちろん、ストレスの軽減や重要員満足度の向上を促します。

優秀な人材の確保

仕事ができる社員ほど、生産性を上げ、創造性を発揮するための仕事環境や業務スタイルを重視する傾向にあります。
快適なオフィスを整え、社員が気持ちよく働くことができる企業は、優秀な人材を確保しやすいといえるでしょう。
オフィスの環境改善は、企業に発展をもたらす優れた人材を獲得するための重要な要素になっています。

環境を改善すべきオフィスの特徴

環境改善を進めるべきオフィスとは、どのような職場なのでしょうか。具体的に見ていきます。

新型コロナウイルス対策ができていない

今、オフィスに最も求められていることが、新型コロナウイルス対策です。三密を避けて、安心・快適に仕事できる環境が何より重要になります。
オフィスの換気機能を高める、または、空気清浄機の設置はもちろん、テレワーク・リモートワークの実施やフリーアドレスの導入などで、一度にたくさんの社員がオフィスに集うことのないよう対策を行いましょう。

テレワークに対応できていない

社員の多くがテレワークを行ったり、テレワーク中の社員とオフィスに出社している社員が協力して作業を行うなど、従来にはなかった働き方が必要になっています。
オンライン会議が快適に行える環境を整備することに加えて、十分なネット回線、Wi-Fi環境などを整え、テレワークをサポートできるオフィスが必要です。

音への配慮が乏しい

業種や業態によりますが、集中して作業を行う、あるいは、リラックスしてアイデアを生み出すような際には、外部の騒音やにぎやかな社内がうるさく感じて、思うように仕事を進めることができません。電話の声やキーボードの音が響くようなオフィスは改善が必要です。
一方、図書館のように静かすぎるオフィスも気疲れしてしまうでしょう。
静かな場所、リラックスできる場所、あるいはオンライン会議に適した場所など、社内環境にメリハリをつけることが必要です。

暗い場所がある

オフィスにおいて、日が当たらない暗い場所は、業務スペースとしてふさわしくないうえ、社員のモチベーションや気分、ひいては健康に悪影響を及ぼしかねません。日照条件が悪い場所は、十分な明るさの照明を設置しましょう。

全体的なレイアウトが悪い

移動する際に他の社員とぶつかりそうになる、集中して仕事をしているそばで荷物の搬入・搬出が行われる、電話の声やオンライン会議の声が響くようなオフィスは、全体のレイアウトが業務に合っていない可能性があります。
オフィスでの社員の動きや仕事内容を検討し、導線を含めたレイアウトの見直しが必要です。

いたるところに荷物が置かれている

収納スペースが少ないオフィスは雑然としていて、仕事をするにふさわしい場所とはいえないでしょう。
共有スペースに書類や備品の保管場所を確保する、あるいは、ペーパーレス化を進め、不要な文書を排除することもひとつの手段になります。

古いデスクやチェアを使い続けている

モノを大切に使い続けることは大切ですが、デスクやチェアは社員の仕事の効率に直結します。レイアウト変更に合わせて、デスクやチェアを刷新すると、生産性がアップすることはもちろん、社員のモチベーションの向上も期待できます。

リラックススペースがない

適度に休憩しながら仕事を進めるほうが、トータルでの業務効率はアップするといわれています。オフィス内のリラックススペースは、快適な職場環境に欠かせません。
リラックススペースをうまく活用すると、社員同士のコミュニケーションを促進し、新しいアイデアが生まれることもあります。

オフィスの環境を改善する方法やコツ

オフィスの環境改善は重要な経営課題であるからこそ、時間や費用などのコストもかかります。ここからは、オフィスの環境改善をうまく進める方法やコツを紹介します。

従業員の意見・アイデアを取り入れる

オフィスの環境改善を行う際には、従業員の意見やアイデアを取り入れることをおすすめします。オフィス改善チームを結成し、従業員にさまざまな希望やアイデアを出してもらいながら、それらを一つひとつ実現していくといいでしょう。

他社事例・最新事例を参考にする

さまざまな企業がオフィスの環境改善に取り組んでいます。他社の事例や注目を集めている最新事例を参考にすると、オフィスの環境改善に役に立つアイデアがあるはずです。
業種・業態にこだわらず、さまざまな事例を参考にして、自社に取り入れられるものはないか検証することが大切です。

オフィス環境の改善で、新しい働き方に対応

オフィスの環境改善は、社員の生産性や創造性を引き出すことや、従業員満足度の向上などが主なテーマです。
加えて、コロナ禍がもたらした新しい働き方や、オフィス環境に対する従業員の意識の変化も重要な課題になっています。
オフィスの環境改善を経営のテーマととらえ、この機会にしっかりと向き合ってみてはいかがでしょうか。