フリーアドレスの抽選機能が便利な理由や席決めのポイントをチェック

フリーアドレスに抽選機能は必須

働き方が多様化する中で、オフィスの利用方法も大きく変化しました。オフィス内の席を自由化するフリーアドレスも、仕事の生産性向上とコミュニケーションの促進、そして独創性のあるアイデアを生む目的で運用されるシステムとされています。
しかしフリーアドレスを効率的に運用するには、抽選機能は必須です。実はフリーアドレスには2つの重要な課題があるからです。
1つ目の課題には、席が固定化しやすいという問題があります。人間は変化をストレスに感じやすい生き物で、フリーアドレスを導入しても、自然と同じ席を選ぶ傾向があります。
席が固定化する中で同じ人との交流が増え、グループ化するという問題もあるため、抽選機能で毎回席をランダムにしなければなりません。
2つ目の課題は、社内のどこに誰がいるかわからず、相談や連絡がしにくくなることです。この課題は固定席なら生じない問題ですが、フリーアドレスと同時に在席管理ツールも運用すれば容易に解決できます。
フリーアドレスを効果的に運用するには、2つの課題を解決するためには、座席管理のツールを導入し、座席は抽選式にして運用するのが必須です。

席の固定化はフリーアドレスのデメリット

フリーアドレスを運用するにあたっては、デメリットを解決することがポイントになります。フリーアドレスの代表的なデメリットは、次のものがあります。

• ・席が固定化しやすい
• ・電話の取り次ぎや相談がしにくい
• ・毎回席を選ぶのが面倒

こうしたデメリットは、フリーアドレスを導入している多くの企業が感じているものです。
オフィススペースを効率的に利用できる反面、自分の気に入った席ばかりを選ぶ社員が出る可能性が高いです。毎回違う席を選ぶのは面倒という心理が働き、毎回同じ場所で働いてしまう社員が出てしまいます。
毎回同じ席では、固定席の従来のオフィスと同じことになり、フリーアドレスにした意味がありません。固定席の周囲には同じ人が集まりやすく、一種のグループ化しやすい点も問題です。
また席が毎回変わるため、電話が掛かってきても担当者が取り次ぎにくく、手間が掛かってしまう点も挙げられます。社員に相談したいと思っても、どこに誰がいるかわからない点も問題です。
部署内でのコミュニケーションが課題になってしまうため、一目で席が把握できるような施策を打たなければなりません。フリーアドレスのこうしたデメリットを理解したうえで、会社の働き方に合ったシステム導入が重要になります。

フリーアドレスの席決め、ポイントは？

フリーアドレスで席の固定化を避けつつ、在席管理を効果的に行うには、席決めが重要です。フリーアドレスの席決めにおけるポイントを解説します。

席をランダムに決める

フリーアドレスのグループ化を避ける対策として、最も効果的なのがランダムに席を決める方法です。出社時にくじ引きを行うか、ランダム抽選機能のある座席管理ツールを利用することで、席が毎回ランダムで決定できます。
グループ化を避けることで、部署内外でのコミュニケーションが活性化し、新しいアイデアが生まれるチャンスに繋がります。また違う部署同士の強みを活かし、お互いの特徴を組み合わせた商品が生まれるかもしれません。
そうしたメリットを考えるうえでも、グループ化を避けるなら、ランダムで席決めを行うシステムを導入するのがおすすめです。

定期的に部署で集まる機会を設ける

フリーアドレスはオフィス内で自由に席を選べますが、業務を進捗する主体は、あくまで部署やチーム単位です。席が自由化したことで、他部署との交流が活性化する反面、同じ部署との繋がりが希薄になりかねません。
その対策として、週に1回は決まったグループで仕事をする、一日のうち決まった時間だけ部署で集まるなど、部署のメンバーで顔を合わせる機会を設けましょう。
顔を合わせて仕事をすることで、チームメンバーがどんな仕事をしているか、進捗状況を確認しつつ、スムーズに連携も取れます。

座席予約システムで事前に席を予約できるようにする

座席管理ツールには、2カ月程度先まで席を予約できるシステムもあります。事前に予約しておくことで、どの席に誰がいるか把握でき、連絡や相談が滞ることも少なくなるでしょう。
ただし座席予約の際も席が固定化しないように、毎回席を変えるようにルール付けが必要です。またあまり先までまとめて予約してしまうと、他の人の選択肢が少なくなってしまいます。
まとめてできないように、1週間以内や指定できる日数を決めるなど、フリーアドレス運用の趣旨に沿った運用が求められます。

席決めのルールを共有する

フリーアドレスの席決めでは、社内で運用方法のルールを共有しておくことも大切です。例えば、2日続けて同じ席に座らない、特定の曜日は決まった席に座る、週に1回は部署内で集まるなど、明確なルールを決めることがポイントです。
ルールでがんじがらめにすると非効率ですが、業務を効率化するにはフリーアドレス運用のルールをある程度統一しましょう。部署内でのローカルルールではなく、社員全員でルールを共有することで、フリーアドレスの目的を共有できます。
ルールは最初からきっちり決めるのではなく、適宜変更していく方法がよいでしょう。

フリーアドレスの席決めは抽選機能がおすすめ

オフィスでフリーアドレスの席決めをする際、毎回自分で席を決めるのは面倒に感じる方が多いかと思います。まして、会社のルールで同じ席の連続使用は禁止にされていれば、毎回空いている席を探して選択しなければなりません。
そうした席決めの手間を省略できる機能が、座席管理ツールの抽選機能です。毎回席に悩む必要がなく、目に見えるオフィスの風景も変わるため、気分を一新して仕事に取り組めます。
また抽選機能のある座席管理ツールには、アプリをタップするだけで、席の決定とタイムカードの打刻を行い、出勤時間が記録されるものもあります。アプリで席決めと打刻が同時にできる点は、利用者にとって利便性の面で大きなメリットです。
抽選であっても、基本的には自由に場所を選んで抽選でき、集中して作業をしたい時、リラックスして作業したい時など、気分に応じてエリア選択もできます。
フリーアドレスの席決めをするなら、抽選機能で行うのがおすすめです。

フリーアドレスの抽選機能を活かした事例

実際にフリーアドレスの抽選機能を活用し、業務の効率化に成功した企業もあります。
あるグローバル企業では、オフィスの移転に伴って、オフィスレイアウトの省スペース化とフリーアドレスによって席数を半減させる施策を実施。
加えてフリーアドレスによる席の流動性を高めるため、座席抽選システムを導入し、オフィスのコミュニケーション活性化にも成功しました。
同社の利用した座席抽選システムは直感的な使いやすさ、事前予約機能、行動記録などのシステムにも強みがあり、同社のフリーアドレス導入に大きく寄与しました。
フリーアドレスでは席の利用率が一部に偏り、ほとんど利用されない席が存在するというデメリットもあります。一方、同社の事例はフリーアドレスに抽選機能を用いることで、ランダム性を持たせ、利用率の偏りがなくなった点でも成功したといえるでしょう。

フリーアドレスの固定席問題は抽選機能で解決

多くの企業にとって、フリーアドレスで固定席になりやすい点が課題に挙がります。そうした状況を解決するには、抽選機能を持ったツールがおすすめです。
特定の人物による占有を防ぎ、フリーアドレスの趣旨である幅広い人材の交流を促進できます。オフィスの省スペース化、ペーパーレス化、コミュニケーションの活性化を図るなら、フリーアドレスと同時に抽選機能システムも導入しましょう。

フリーアドレスのメリットや導入時に検討したいことは？