導入事例

SCSK株式会社様

コミュニケーション活性化のために「YourDesk」を運用中。
「誰が」「どのファシリティを」「どれくらい利用したのか」利用頻度の集計にも活用

社名
SCSK株式会社様
お話を伺った方
ソリューション事業グループ ソリューション事業グループ統括本部 統括部
落合 秀文様
能村 誠様
URL
https://www.scsk.jp/

私たちSCSKグループは、50年以上にわたり、ビジネスに必要なITサービスからBPOに至るまで、フルラインアップで提供し、8,000社以上のお客様のさまざまな課題を解決してきました。
そして、次の飛躍に向けて、ITを軸としたお客様やパートナー、社会との共創による、さまざまな業種・業界や社会の課題解決に向けた新たな挑戦に取り組んでいます。

簡単に御社の業容をご紹介ください。

SCSK株式会社は、海外6社を含む20社超のグループ企業を有しており、国内外のあらゆる産業分野において、コンサルティングからシステム開発、検証サービス、ITインフラ構築、ITマネジメント、ITハード・ソフト販売、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)まで、ビジネスに求められる全てのITサービスを提供しています。

今回YourDeskを導入したソリューション事業グループは 業種・業態の垣根なく、ITインフラからアプリケーションレイヤーまで幅広く対応している事業グループです。独自の技術・知財と、クラウド事業者のサービスや、最新テクノロジーを組み合わせた最適なITソリューションをご提案・提供しています。

どのような経緯で「YourDesk」を導入されましたか。それ以前は他社の座席管理システムを利用されていましたか。

他社の座席管理システムは利用していませんでした。
当グループは2015年度から働き方改革に取り組んでおり、在宅勤務(リモートワーク)や、オフィスで自由に着席できるように「フレックスアドレス」に取り組んでいました。ですが、誰がどこに着座しているかまではわかりませんでした。

昨年9月から全社で働き方の改革を念頭に、我々の事業グループのフロアの一部にて、「トライアルエリア」と称し、新しいファシリティなどを導入しました。その際に、「座席を予約する」「誰がどこに着座しているかわかる」ツールを検討し、「YourDesk」の導入に至りました。

「YourDesk」を導入してみて、いかがでしょうか。

トライアルエリアでは「YourDesk」を活用することをルール化、徹底しました。
「YourDesk」を使用して「携帯電話からQRコードを読み」→「予約・着席し」→「離席・退席をする」という一連のオペレーションを経由しないと着席できないということになり、はじめは「QRコードの読み取りが面倒だ」といった声が多くあがりました。

しかし事業ポータルサイトにて、ファシリティの説明に合わせ、「YourDesk」の使い方を伝える動画コンテンツを作成、ルール周知することにより、そのルールによって、着座したい席や、利用したい会議室などの予約を前日からできるということが、利用する社員にも理解され、「便利」という声や、「誰がどこに着座しているかわかる」ことで、普段はメールでしか業務のやり取りをしていなかった他部署の社員の存在を確認でき、対面で挨拶し、業務の話だけでなく雑談をし、という想定外のリアルなコミュニケーションが生まれたという声が上がっています。

また、トライアルエリアには新しい働き方を模索するために、20以上の様々なファシリティがあります。ファシリティによって働き方を変える…例えば集中したいときはこのファシリティ、みんなで会話しながら仕事をしたいのならこのファシリティ、大型モニタを使いたいなら、昇降デスクを使いたいなら、と、働き方に応じて様々なタイプのファシリティを使えるようになっています。「YourDesk」を使って、「誰が」「どのファシリティを」「どれくらい利用したのか」という、ファシリティ単位の利用頻度を集計することができるので、それを使って各ファシリティの評価をすることができました。

御社が利用している「YourDesk」のワークスペースの状況を具体的にお教えください。

トライアルエリアには様々なワークスペースがあります。通常の執務机だけではなく、会議室も用途別にいくつかのタイプがありますし、議論しやすい座席配置になっているコミュニケーションスペースもあります。現在は、通常の執務席で「YourDesk」を利用しています。プラスチックケースにQRコードを貼り付け、それを読み込んで着席し、誰がどこにいるかわかるようにしています。

ユニークな点としては、前回と同じ座席には着座させないというルールを採用していることが挙げられます。「YourDesk」で、前回と同じ席へ登録ができないように設定してあります。毎日同じ座席を使ってしまうと座席が固定化してしまい、私物などが増えてしまうので、その抑止のため、またコミュニケーション活性化のために、色んな座席に着席を促すことで多くの社員とコミュニケーションを取ってほしいという狙いもあります。

御社の利用の仕方、もしくは「YourDesk」に関して、もし課題がありましたら教えてください。

現在、8割程度の社員には「YourDesk」を活用してもらっているのですが、残りの2割の方にはまだ活用してもらえていません。その方たちにどのように推進していけば活用してもらえるのか、というところが今後の課題です。
現状は「誰がどこに着座しているかわかる」程度です。今後、「YourDesk」が当社の勤怠と連動し、QRコードを読み取れば出勤データと連動する、各ファシリティの予約が「YourDesk」でできるなど、もっと日常の動作と組み合わさって便利に使えるようになれば、利用者にとってのメリットが生まれ、訴求ポイントになると考えています。

「YourDesk」の機能にさらに求めるものはありますか。

大きな組織変更があった場合、マスターの一括更新作業の必要がありますが、利用者に大きな影響がない形で、作業が済むようにしたいです。

例えば、現状は一括更新するとパスワードが初期化されてしまうため、利用者に新たにパスワードを通知する必要がでてしまいます。既存の利用者はこうした些細なことで利用をやめてしまう可能性もあるので、このあたりの改善を期待したいです。

YourDeskスタッフ:こちらはすぐ対応できます。

また、「YourDesk」のランダム機能に、複数人でのランダム座席指定があると良いですね。作業者と確認者が必要な作業など、2~3名のチームで業務を遂行することがあるのですが、そういう場合にはチーム単位でランダムに座席を決められるようになると良いと思います。

そして、UIの話なのですが、ユーザー検索をする際に、組織をツリー上に表示することができないので、検索するのに手間がかかります。組織構造とUIが一致すると、管理者もそうですが、利用者側も利便性が向上するのではないかと思います。

あとはコミュニケーションの活性化の観点から、隣り合った人の紹介文を見に行き、担当業務などを知り会話の糸口にしてほしいと考えているのですが、その利用状況が見えてこない。これは社内でアンケートを取り利用状況を聞いているのですが、それを利用している履歴がシステム上で出るようになってくれると嬉しいです。

実際の「YourDesk」画面。様々なタイプの座席が用意されている。

最後に、「YourDesk」に関しての、今後の御社の展望をお聞かせください。

現状はSCSK株式会社の全社展開ではなく、ソリューション事業グループという組織の中で特定のフロアに就業している社員(約1,200ライセンス)で利用しています。まず有効性を利用している社員に認知してもらい、ソリューション事業グループ全体に今後展開できればと考えています。

-YourDeskスタッフ一同より-
これからの働き方を考えるための多彩な「ファシリティ」。導線や使用時の目的・気分など多角的な観点から考えられたオフィスは、とっても素敵で働きやすそうでした。「YourDesk」がさらに皆様に便利に使っていただけたら嬉しいです。
ご協力ありがとうございました。