座席表も、在席管理も。Teams活用法

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsは、Office 365ビジネスユーザー向けグループウェアです。Microsoft 365やOffice 365 Business Essential/Premiumプランを利用していれば使えるツールで、チーム内でのチャットやグループでの会議、ファイルやスケジュールの管理など、チームでの活動に必要なツールがすべてここに格納されています。

テレワークやフリーアドレスの実施増加に伴い、柔軟な勤務スタイルに対応可能な、コラボレーションツールとしてのTeamsは優れています。

Teamsの機能

リアルタイムコラボレーション: Teamsは、複数のユーザーが同時にドキュメントやプレゼンテーションを編集できるリアルタイムコラボレーション機能を提供しています。地理的に離れていても効率的に作業を進められます。

統合されたコミュニケーション:チャット、ビデオ通話、音声通話など、さまざまなコミュニケーションツールが一元化されています。無駄な情報の行き違いを減少させ、円滑なコミュニケーションを実現します。

カスタマイズ可能なワークスペース:チームのニーズに合わせてカスタマイズ可能なワークスペースを提供し、必要なアプリケーションやウィジェットを統合できます。特定のプロジェクトや作業に焦点を当て、生産性を向上させることができます。

セキュリティとコンプライアンス:Teamsは、高度なセキュリティ機能とコンプライアンスツールを組み込んでいます。データの暗号化、アクセス制御、監査ログの取得などが可能で、ビジネスデータの安全性を確保します。

スケジュールとタスクの管理:Teamsは、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくするためにスケジュールとタスクの管理機能を組み込んでいます。タスクの割り当て、期日の設定、進捗のトラッキングが効果的に行えます。

外部ユーザーとの共同作業:Teamsは、外部の取引先や顧客とも簡単に共同作業できるようになっています。ゲストアクセスで、外部の人もTeamsに参加し、プロジェクトに参与できます。

AI機能の活用:Teamsは人工知能（AI）を活用して、会話の自動要約や検索、予測分析などを提供しています。これにより、情報の把握や検索が効率的に行え、意思決定のサポートが可能となります。

フリーアドレスやテレワークもTeamsで効率的に

フリーアドレスやテレワークを導入しているオフィスでは、それぞれのスケジュールや仕事場所が流動的です。

• ・在席者の誰がどこにいるかわからない
• ・そもそも在席しているのかどうかわからない
• ・カレンダーなどで、出社や在席の様子を一目で確認できるようにしたい
• ・データなどを安全に共有したい

そういう問題をTeamsの活用で補うことが可能です。

Teams利用法1. 効果的な座席表の作成

Teamsのチーム機能の活用:チームをプロジェクトや部署ごとに設定し、特定のプロジェクトや部署に所属するメンバーを一元管理できるようにしておきます。

カレンダーの統合:Teamsのカレンダーを活用して、各人のスケジュールを確認できます。会議やイベントのスケジュールを把握しやすくなります。

オフィスマップの作成:オフィスマップを作成して座席表にし、Teamsに統合すれば、誰がどこに座っているかが一目でわかるようになり、チームの配置を視覚的に理解しやすくなります。

Teams利用法2. 在席管理の強化

ステータスの活用:Teamsのステータス機能を利用して、メンバーの在席状況を把握できます。在席中、外出中、取り込み中などのステータスを設定することで、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになります。また座席表上でも在席管理できるので全体の稼働イメージがしやすくなります。

オフィス外のメンバーへの配慮:テレワーク中や出張中のメンバーにもTeamsを活用してもらうために、オフィス内の情報を適切にシェアしましょう。ビデオ会議やチャットを通じて、オフィスにいなくても効果的に連携できます。

Teams利用法3. セキュリティとプライバシーの考慮

アクセス権の設定:アクセス権を設定し、必要な情報だけを関係者に公開するようにしましょう。プライバシーを守りながらも、効果的なコラボレーションを実現します。

セキュリティポリシーの策定:チーム全体でセキュリティポリシーを策定し、Teamsを安全に利用できるようにします。定期的なトレーニングやアップデートを行い、メンバー全員がセキュリティ意識を高めることが重要です。

YourDeskはTeamsとの連携が可能

Teamsは拡張性が高く、YourDeskもTeamsと連携し活用することができます。

• ・YourDeskでマップを作成しTeamsと連携できる
• ・YourDeskからTeamsチャットやビデオ通話をワンクリックで行える

まとめ

Teamsを座席表や在席管理に活用することで、組織全体の効率が向上し、チームメンバー同士のコミュニケーションも円滑になります。定期的なトレーニングやフィードバックを通じて、より効果的にTeamsを活用し、組織の生産性向上を目指しましょう。