オフィスをテレワーク導入後に残しておくメリット・デメリット、テレワークにふさわしい場所を解説

オフィスの役割はテレワークでどう変わるのか？

テレワークの導入により、オフィスの役割は今、大きく変化しています。テレワーク、リモートワーク時代に求められるオフィスを考えます。

社員のコミュニケーション促進

テレワーク、リモートワークで働いていると、社員同士が直接会ってコミュニケーションを取る機会は少なくなります。ミーティングもオンラインで開催できるため、オフィスでリアルに顔を合わせる必要性は少ないのが現実です。
しかし、オフィスで直接会うことで相手の顔色や話し方、仕草、雰囲気などを確認することができます。また、オフィスでは業務上の関わりが少ない部署の社員と会うこともでき、部署を超えたコミュニケーションが生まれます。
リアルなコミュニケーションでしか生まれない連帯感、人との思わぬ出会いから新しいアイデアが浮かぶこともあります。

従業員のエンゲージメントを高める

エンゲージメントは従業員からの企業に対する愛着であり、一体感ともいえます。エンゲージメントは企業の理念やビジョンを理解することで高まります。
テレワーク、リモートワークはオフィスに限定された従来の働き方から脱却し、働く場所を比較的自由にできることがメリット。そのメリットは社員一人ひとりの働き方の満足度につながり、エンゲージメントを高めてくれます。
一方で、オフィスでリアルに他の社員と顔を合わせ、コミュニケーションを取ることもエンゲージメント向上につながります。日常業務がテレワーク、リモートワークで遂行されるようになり、オフィスはより特別な場所、ユニークな場所になっていきます。

働く場所の選択肢

テレワーク、リモートワークを導入したとしても、自宅だけに限られてしまうことは、ときには閉塞感につながります。もちろん自宅以外にカフェやコワーキングスペースなども使えますし、重要な会議があれば出社することもあるでしょう。
オフィスが仕事をする場所の選択肢の1つとして存在することは、重要です。人によっては自宅やコワーキングスペースよりも、オフィスの方が仕事に集中できる場合もあるでしょう。
そうした多様性に配慮する意味でも、オフィスにはまだ大きな役割があります。

オフィスをテレワーク導入後に残しておくメリット

テレワーク、リモートワークを導入した後も、オフィスをそのまま残しておくメリットについても確認しましょう。

社員がオフィスに集合できる

テレワーク、リモートワークが本格的に稼働すると、オフィスは不要と感じる方も多いでしょう。しかし、オフィスがなければ社員が集まれる場所がなくなり、コミュニケーションの手段がオンラインに限定されてしまうことになります。
いざというときに集まることができ、重要な会議などを行うケースなども考えるとオフィスを残しておくことには大きなメリットがあります。

外部との連絡先になる

仕事は社内だけで完結するものではなく、外部との連携が必要です。オフィスを引き払ってしまうと、住所や代表の電話番号がなくなり、郵便物も届かなくなってしまいます。もちろん、代替手段はありますが、新しい住所や電話番号などを関係先に知らせなければなりません。

大幅な変化を避けることができる

オフィスを縮小し、テレワーク、リモートワークを導入しても、オフィスはそのまま残しておくなら、業務の進め方や社内のルール、規定は、従来のものをベースにしつつ、テレワーク、リモートワークに合わせて追加・改定するだけで済みます。しかし、オフィスを引き払うと、テレワーク、リモートワークに完全に移行するとなると、すべてを変更する必要が出てきます。
社員がこれまでの手順やルールを共有しながら、仕事を続けるにはオフィスの存在は不可欠です。

オフィスをテレワーク導入後に残しておくデメリット

一方、オフィスを残しておくことには、デメリットもあります。

コストが発生する

オフィスを維持するには、毎月の賃貸料、光熱水費、通信費など、さまざまなコストが発生します。特に賃貸のコストは削ることが難しいものです。
また、テレワークの導入で新たにツールが必要になることもあり、追加コストが発生することもあります。

通勤の時間が発生する

テレワーク、リモートワークの導入が進んだことで、多くの人が「通勤」のデメリットをより認識するようになりました。オフィスを残すことは、社員に通勤を求めることになります。従来は通勤は当たり前のものでしたが、今は負担に感じる人も少なくないでしょう。

無駄が生まれる

オフィスは仕事に集中できる環境である反面、いろいろな人と出会うことで、世間話など無駄な時間も生じます。そうした時間は必ずしも、すべて無駄で不要とは言い切れません。思わぬ発想や解決策につながることもあります。
ですが、1人で集中して作業したい場合には、デメリットになることもあります。

オフィス以外のテレワークにふさわしい場所とは

オフィス以外でテレワークにふさわしい場所を紹介します。

自宅

テレワーク、リモートワークでの仕事場所は、ほとんどの場合、自宅となるでしょう。自宅で仕事ができれば出勤の時間は不要になります。ちょっとした家事をこなしながら仕事ができるメリットがあります。ただし、自宅だからこその誘惑が多く、仕事とプライベートの区別が曖昧になる点がデメリットです。
自宅で仕事をする場合は、自己管理を徹底し、仕事に集中できる環境を作ることが大切です。

サテライトオフィス

サテライトオフィスは、本社とは別の場所に設置されたオフィスをいいます。自社の拠点としてサテライトオフィスを開設する企業もあれば、シェアオフィスなどを利用するケースもあります。
どちらにせよ、都心にあるオフィスまで通勤せずに、自宅から比較的通勤しやすい場所で、オフィスに近い環境で仕事ができるメリットがあります。しかし、サテライトオフィスはスペースが限られ、予約制になっているケースもあります。事前に、利用方法やルールを確認して利用します。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、ホテルのラウンジや図書館のようなオープンスペースを利用者で共有して、その中で自由に席を選んで仕事ができるスペースをいいます。コワーキングスペースはさまざまな業種の人が集まっており、交流を促進しているところもあります。
比較的安価で設備も豊富ですが、いろいろな人が利用していることから、打ち合わせなどが行われていることも多く、私物の管理も自らの責任で行わなければなりません。

シェアオフィス

シェアオフィスはコワーキングスペースと似ていますが、仕事スペースとして個室が割り当てられているものをいいます。ただし、両者に厳密な区別はありません。レンタルオフィスと呼ばれることもあります。

テレワークにふさわしいオフィスを考える

テレワーク、リモートワークを導入すると、オフィスの必要性は低くなるものの、実際にはオフィスが存在することには数多くのメリットがあります。テレワーク、リモートワークをどの程度の規模で導入するかにもよりますが、オフィスには新しい役割が求められるようになったといえます。