オフィスのフリースペースのメリットとは？設置法や活用法を解説

オフィスのフリースペースとは？

オフィスのフリースペースとは、執務スペース、会議室などとは別に、社員が自由に使えるスペースのことです。
働き方改革やワークライフバランス、さらには新型コロナウイルスがもたらしたテレワークやリモートワークの進展によって、同じ机に座り続けて、長時間仕事をするスタイルは少なくなりました。
適切に休憩を取りながら、リラックスした状態で仕事を進める方が効率的であり、創造性を十分に発揮できることに多くの人が気づき始めています。
また、フリースペースと似た言葉に、フリーアドレスがあります。フリーアドレスとは、オフィス内で従業員が座る場所を自由に選ぶことができるシステムです。
コロナ禍でオフィスに出社する社員の数が減っている昨今、オフィスを効率的に、より創造的に活用するために、フリーアドレスを導入する企業が増えています。
フリースペースはフリーアドレスと近い考え方ですが、フリーアドレスはあくまでも仕事するためのスペースに関するもの。フリースペースは、もっと積極的に社員がリラックスしたり、自由に過ごせる場所をオフィスに作ろうとするものです。

オフィスにフリースペースを設置するメリット

フリースペースをオフィスに設けることで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

生産性・効率性アップ

長時間ずっと、同じペースで働き続けることはできません。適度に休憩し、リラックスした方がトータルで見たときに生産性・効率性は向上します。フリースペースがあれば、デスクで休憩するよりも、肉体的にも精神的にもリフレッシュできます。

創造力アップ

優れたアイデアは、机に向かっているだけでは生まれません。アイデアが浮かぶのは、歩いているときや、お風呂に入っているときなどといわれます。優れたアイデアは、資料を読み込んだり、アイデアをひねり出そうと頭をフル回転させた後、ふとリラックスしたときに浮かびます。フリースペースは、まさにそのためのリラックススペース。社員の創造力・発想力アップにつながります。

コミュニケーションの促進

フリースペースは、チームや部署を超えた社員のコミュニケーションを促進します。オンラインにはない、リアルなコミュニケーションは、人と人との心地よいつながりを生み出し、社員の帰属意識を高めます。また何気ないコミュニケーションから、思わぬアイデアが生まれることもあります。こうした偶然の出会いや交流は「セレンディピティ」と呼ばれ、これからのオフィスに欠かせない要素として、今、注目を集めています。

オフィスにフリースペースを設置する際のポイント

多くのメリットがあるフリースペース。オフィスにフリースペースを設置する際のポイントを見ていきましょう。

使用目的を明確にする

フリースペースは、文字どおり「フリー」なので、さまざまな用途が想定できます。例えば、完全に社員に限定してリラックススペースとする。あるいは、外部の人も利用可能なスペースとして、ときには勉強会やセミナー、交流会などでの使用を想定することもできます。
前者なら、ソファやクッションを置き、冷蔵庫やコーヒーメーカーなどを置いてもよいでしょう。ちょっとしたお菓子や軽食を置いているオフィスもあります。後者の場合は、レイアウト変更が柔軟に行えるデスクやチェアを揃えておくと便利です。さらに大型のディスプレイがあると有効活用できます。

設置場所を検討

使用目的と同時に、設置場所をどこにするかも重要になります。社員のリラックススペースとして使うのであれば、多くの社員にとってアクセスしやすい場所を選ぶことが重要です。「わざわざ出向く」のではなく「ついでに立ち寄れる」くらいの気軽さが、多くの社員に利用してもらうには必要です。

ユニークなスペースに

フリースペースは、執務スペースとの違いが明確になるよう、少しユニークなスペースとなるよう工夫します。ユニークすぎて、リラックスできなくなってしまうと本末転倒ですが、ソファ、クッションなどを選ぶ際には、ありきたりにならないよう注意します。カウンターテーブルを設置すると、おしゃれな空間になります。
外部の人が使うスペースにするときも、印象に残るようなスペースにすると、イメージアップにつながります。

ルールを決める

特に、社員のリラックススペースとするときは、社員全員が共有して使うスペースになるので、皆が快適に利用できるよう、最低限のルールを作って周知します。

オフィスにフリースペースをレイアウトする際のポイント

次に、オフィスにフリースペースをレイアウトする際のポイントを紹介します。

導線を確保する

フリースペースを執務スペースの入口側などに設置する場合は、社員の移動を妨げないよう、導線を十分に確保します。フリースペースでリラックスしている社員が、仕事で急いでいる社員の妨げになっては、ネガティブな印象が生まれてしまいます。社員の交流やコミュニケーションの促進を意識して、執務スペースの近くにレイアウトする際は、導線を十分に確保してください。

執務エリアとのバランス

執務エリアと離れていると、フリースペースは利用しづらくなりますが、近すぎるとフリースペースでのリラックスした様子や話し声が執務エリアにも伝わってしまいます。オフィスの形状をうまく活用して、執務エリアとフリースペースの間にワンクッション生まれるようにするか、資料保管スペース、備品スペースなどを挟んで、レイアウトするとよいでしょう。

行きたくなる工夫

フリースペースに行きたくなる工夫、あるいは行くつもりはなかったのに、つい立ち寄ってしまう工夫が必要です。例えば、飲み物用の冷蔵庫があったり、自動販売機が設置してあると、仕事の合間にフリースペースに向かったときに、そこにいた誰かと立ち話をするなどのコミュニケーションが生まれます。そしてこうしたコミュニケーションが新しい人間関係のきっかけとなり、セレンディピティにつながります。

オフィスのフリースペースが活用されない理由

せっかくフリースペースを設置しても、活用されないケースがありますが、そこには心理的な原因と物理的な原因があります。心理的な原因とは主に、「サボっていると思われるのでは」という不安です。
物理的な原因とは、フリースペースに行っても、ただ椅子が置いてあるだけなど「魅力がない」ことや、行くのが面倒といった問題です。
こうした問題を解決しなければ、フリースペースは無駄になってしまいます。

オフィスのフリースペースを活用する方法

では、どうすればフリースペースを有効に活用できるでしょうか。具体的な対策を紹介します。

心理的バリアを取り除く

フリースペースに資料図書などを並べ、簡易的な資料室を兼ねるようにするとフリースペースに行きやすくなります。もちろん執務スペースと同様に、Wi-Fiが使えることは必須。社員への配布物を置くメールBOXを設置するのも1つの解決策になります。

コーヒーマシンや置きお菓子サービスなどを導入

フリースペースにコーヒーマシンや置きお菓子サービスなどを導入すると、仕事の合間に足を運ぶ理由になります。置きお菓子サービスは、定番のお菓子から、健康に配慮したお菓子を揃えるものまで、さまざまなサービスがあります。お菓子以外に、おかずを置くサービスもあり、特に若い社員が多い企業なら、社員の健康管理に役立てることもできます。

入口付近、あるいはオフィスの中心に

フリースペースは、これまで説明してきたように、多くの社員がアクセスしやすい場所に設置することがポイントです。入口付近にあると、外出先から戻ったときに、ちょっと立ち寄って気分転換できます。ワンフロアの広いオフィスなら、オフィスの中心にフリースペースを設置するという思い切ったアイデアもあります。社内の簡単な打ち合わせにすぐに利用できる、情報共有が円滑になるなどのメリットがあります。

オフィスに必須のフリースペース

フリースペースと聞くと、無駄と思われる方もおられるでしょう。確かに、誰もが毎日、定型的な仕事をするような場合は無駄かもしれません。しかし、今はそうした時代ではありません。フリースペースは、効率性・生産性をアップするだけでなく、社員の創造力・発想力を刺激するために欠かせません。またリアルなコミュニケーションを生み出し、心地良い人間関係を生み出します。