オフィスコミュニケーションの活性化させる方法と注意点を解説

オフィスコミュニケーションの活性化が必要な理由

オフィスコミュニケーションの活性化はなぜ必要なのでしょうか。その理由を解説していきましょう。

スムーズに業務を進めるため

仕事のほとんどは一人で行うものではなく、チームや部署の同僚、他の部署と協力し、連携して行います。オフィスコミュニケーションがうまく行われていない場合、情報が正しく伝わらず、ミスやトラブルが発生する可能性が高くなり、業務が滞ってしまいます。オフィスコミュニケーションの活性化は、業務をスムーズに進めるために必要です。

モチベーション維持のため

オフィスコミュニケーションが活性化していると、社員同士の連携がスムーズになり、仕事に対する意識を統一できます。さらに社員のモチベーションアップにもつながり、会社全体が活気づき、良い循環が生まれます。社員のモチベーション維持にオフィスコミュニケーションの活性化は必須です。

オフィスコミュニケーションに求められる過去と現在の違い

働き方の変化により、過去と現在ではオフィスコミュニケーションに違いが生まれています。どのような違いなのか見ていきましょう。

過去のオフィスコミュニケーション

過去のオフィスコミュニケーションは、同じ部署の社員や、1つの業務を遂行する社員同士の間のコミュニケーションを指すことが一般的でした。デスクを向かい合わせに配置した「対向島型」のオフィスレイアウトが要因にもなっていました。
他の部署の社員と交流する機会は、喫煙スペース、あるいは同期社員の懇親会程度で、交流のためには社員自ら働きかけなければなりませんでした。

近年のオフィスコミュニケーション

近年は、IT化や働き方改革といった時代背景もあり、社員同士のミュニケーションがとりやすいオフィスレイアウトになっています。さらには、フリーアドレスを導入したり、リフレッシュスペースを配置することで、オフィスコミュニケーションを活性化する仕組みを積極的に取り入れている企業が増えています。
現在の働き方にあった、チーム間・部署間を越えた横断的なオフィスコミュニケーションが求められています。

オフィスコミュニケーションが活性化されるメリット

オフィスコミュニケーションが活性化されると、どのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。

生産性の向上

社員同士のコミュニケーションが活性化されると、業務をスムーズに進めることができます。また社員同士の良好な関係が生まれ、社内全体の雰囲気もよくなります。その結果、企業全体の生産性がアップします。

企業全体の動向を把握しやすくなる

オフィスコミュニケーションが活性化すると、自分が所属しているチームや部署の社員だけでなく、他のチームや部署の社員との交流も生まれます。他のチームや部署がどのような仕事をしているのかについての理解を深めることができたり、情報共有がスムーズになり、企業全体の動向を把握しやすくなります。

離職率を下げられる

オフィスコミュニケーションが活性化している企業は、仕事の相談や悩み事などの相談をしやすい環境になっています。これは、離職率低下につながります。

オフィスコミュニケーションを活性化する方法

オフィスコミュニケーションを活性化する方法を具体的に紹介します。

フリーアドレスを導入する

フリーアドレスとは、オフィスに固定の席を設けず、自分の好きな席を選んで仕事をする仕組みをいいます。フリーアドレスを導入すれば、毎日違う席に座ることになるため、それまでに話をしたことがない人や他部署の人と触れ合う機会が増え、オフィスコミュニケーションの活性化につながります。

ワンフロアに全部署のデスクを配置する

多くの企業では、部署ごとに部屋が分かれていることが一般的です。部署ごとに部屋を分けることをやめ、ワンフロアに全部署のデスクを配置すると、他部署間の交流が生まれやすくなり、各部署の業務内容の理解も進みます。

席をジグザグにレイアウトする

レイアウトを変更することで、オフィスコミュニケーションを活性化することができます。その方法のひとつが席をジグザグにレイアウトすることです。席をジグザグにすることで、視線の圧迫感がなくなり、コミュニケーションが自然に活性化する空間になります。

オフィスの動線を回遊できるようにする

オフィスをぐるりと歩き回れるような動線にすることもひとつのアイデアです。回遊できるような動線を作るためには、デスクの配置を工夫します。オフィスを自然と回遊することで、ちょっとした挨拶や会話の機会が増え、他の社員の仕事の様子を知ることもできます。

リフレッシュスペースをつくる

リフレッシュスペースもオフィスコミュニケーションの活性化に有効です。仕事の合間に、社員同士が肩の力を抜いて会話を楽しむことができれば、仕事にもメリハリが生まれ、結果的に生産性が向上します。また、社員同士の何気ない会話から、よいアイデアが生まれることもあります。

オフィスコミュニケーションを活性化する際の注意点

オフィスコミュニケーションの活性化には、さまざまなメリットがある一方、注意したいこともあります。具体的な注意点を解説します。

集中ブース・個人ブースも設ける

オフィスコミュニケーションが活性化すると、社内がにぎやかになり、活気づきます。しかし集中して仕事をしたいときには逆効果にもなります。集中して仕事をするためのスペースとして、集中ブースや個人ブースを必ず設置するようにします。

セキュリティ対策は万全に

オフィスコミュニケーションが活性化するオフィス空間は、社員が自由に移動しやすくなり、他のチームや他部署の会話が耳に入りやすくなるケースが多く、セキュリティが甘くなることもあります。
たとえば、デスクに書類を置いたままにしていたり、パソコンの画面を表示したままにしておくと、情報漏洩などが発生する可能性もあり得ます。
情報漏洩を起こさないためには、従業員一人ひとりが重要書類、機密データをしっかり管理することが大切です。また機密情報を含んだ会話をフリースペースなどでは行わないようにします。

オフィスコミュニケーション活性化でよりよい企業に

オフィスコミュニケーションが活性化すると、生産性が向上したり、働きやすさが増すなど、さまざまなメリットが生まれます。今回ご紹介したオフィスコミュニケーション活性化の方法を参考に、よりよい企業づくりに役立ててみてください。