新入社員のお悩みはグループで予防！安心できるオフィスの作り方

フリーアドレスのオフィスはスタイリッシュだけど、仲良くなりにくい？アドレスの運用方法を見直そう

ここでいうアドレスは、社員が座る座席のこと。「フリー」にアドレスを決められるオフィスは自由度が高く、慣れた社員であれば居心地もよく過ごせます。
しかし新入社員にとってはどうでしょう。

新入社員にとっての悩みは、多くがコミュニケーションに端を発するものです。もちろん先輩社員にとっても、新人とのコミュニケーションは悩ましいことが多くあります。実は、オフィスのコミュニケーションをとりやすくすることで悩みを軽減できることだってあるんです。
特にフリーアドレスを導入し、まだ年数の浅い企業なら、改善の余地はたくさんあります。

新入社員の悩みとは？

新たにフリーアドレスを導入しているオフィスの一員となった人が困ることは、どんなことでしょうか。

オフィスメンバーに会うことが少ないため、いつまでも顔と名前が一致しない

フリーアドレスのオフィスだと先輩のアドレスが毎日変わるので、いつまでたっても名前と顔が一致しないということが起こりえます。固定席なら、座席表を見ながら先輩に話しかけているうちに顔と名前を覚えていくことができますが、フリーアドレスだとそういうわけにいかず、かといって失礼だからと言い出せず、困ってしまう人が多いようです。

質問をしたいけれど、先輩がどこにいるか分からない

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マニュアル化されているわけではない「ちょっとしたこと」に対する疑問は、慣れるまで毎日生まれてきますし、意外と重要なことだったりします。先輩に一言聞いたらクリアできるような問題が、フリーアドレスの場合は「オフィスの中からその人のアドレスを突き止める」手間がかかりますし、相手の様子が見えないために「忙しかったら迷惑かも」と思ってしまい、口に出せないままなんとなく後回しにしてしまい、そのまま放置してしまって後々の問題に発展した、なんてことが起こりかねません。

もちろんスキルのこと、仕事内容のこと、会社全体のこと、悩むことはいろいろありますし、これだけでオフィスにおける悩みが解決できるわけではありません。しかし「相手を覚える」「コミュニケーションの取りやすさ」は、対人関係の基本ゆえに、躓くと長く後を引くものです。早い段階から、それを予防するオフィス運用を考えておく必要があります。

新入社員の教育時期のオフィスはグループでアドレスをまとめよう

ここでおすすめなのが、グループアドレスです。
グループアドレスは、部署やプロジェクトごとにまとまって席を取る、フリーアドレスの一形態。席自体は毎日変わっても、同じグループの人は必ず近くに座っているのでコミュニケーションが取りやすく、特に新人教育時期には有効です。部署ごと、チームごと、場合によってはバディごとなどの小単位でグループを設定し、グループ単位でアドレスを決めるようにしておけば、必ず近くに仕事上で関わりの深い人がいるために顔も名前も覚えやすくなり、連帯感も深まります。

グループアドレスは上司・先輩社員にとってもありがたい

新入社員だけではなく、指導する立場の先輩やマネジメントをする立場の上司にとっても、グループでまとまってアドレスを取得する運用は有用です。慣れない仕事をする新入社員の様子が近くで見られるので、チェックやフォローがしやすく、たとえミスをしても早期に解決することができます。またグループでアドレスを移動することにより生まれる連帯感は、チーム全体の成長につながります。情報共有もしやすいですから、認識を合わせて仕事に取り組むことができます。

グループで座りやすい机とは

フリーアドレスを導入するとなると、オフィスをどう見せたいか、どういうオフィスにしたいかといったことを含め、目的を明確にしてオフィスファニチャーを選択するのが重要です。グループでのアドレスを運用していくことも視野に入れるのであれば、メンバーのコミュニケーション指向に合わせて考えましょう。

対面タイプ

最もスタンダードなタイプのデスクです。皆さんのオフィスでも最も見かけるタイプなのではないでしょうか。向かい合って座るため、先輩が今何をしているのか様子を伺いやすく、声をかけるタイミングを見つけやすいメリットがあります。また顔を見やすいため、グループメンバーの名前と顔を把握しやすくもあります。

片面タイプ

壁や窓に向けて設置するため、作業に集中しやすいデスクです。仕事内容に集中が必要な業種なら、こちらを選択するとよいでしょう。同じエリアの座席をグループで選択するようにしておけば、連絡や相談のしやすさも確保できます。

円形タイプ

対面タイプよりグループメンバー全員の顔を見やすいため、コミュニケーションを取りやすくチームワークが生まれやすいデスクです。グループの一体感が生まれやすくなりますが、集中して作業するのには不向きなので、別に集中席を設けておけばいいでしょう。

グループで信頼関係を築いて安心感のあるオフィスに

最近の新入社員は、ライフワークバランスを重視し合理的なタイプが多いようです。彼らがのびのびと仕事できるようにするには、まずオフィス内で信頼関係を築くことが重要になります。フリーアドレスのオフィスは、人間関係の風通しがよく、コミュニケーションを取りやすいのが特徴。グループでフリーアドレスを活用しつつ、円滑な関係作りをしていきましょう。新入社員にとっても、先輩社員にとっても、安心感があって居心地のいいオフィス作りができていけば、より一層の効率・生産性アップに繋がります。