座席マネジメントツールでハイブリッドワークやフリーアドレスを円滑に

座席マネジメントツールは現代のワークスタイルに必須

ハイブリッドワークやフリーアドレスなどの現代のワークスタイルに必須となっているのが「座席マネジメントツール」です。座席マネジメントツールとはどんなものなのか、導入の注意点や使いこなすポイントについて解説していきます。

会社での働き方が変化している理由

会社での働き方が変化している理由は、政府主導の「働き方改革」がきっかけといえます。この働き方改革の目的のひとつに、働く場所や時間の制約の克服があり、リモートワークが推進されました。また新型コロナウイルスの影響により、感染防止のためにオフィス以外での勤務が急速に浸透していきました。

現在ではオンラインでの会議や商談、資料のペーパーレス化など、インターネット環境とデジタルデバイスがあればどこにいても仕事ができます。このようなICTの発展もあり、会社での働き方、働く場所としてのオフィスのあり方に変化があらわれているのです。

現代の代表的なワークスタイル

現在、さまざまな企業が導入しているワークスタイルに「ハイブリッドワーク」と「フリーアドレス」があります。それぞれの概要をご紹介しましょう。

ハイブリッドワーク

ハイブリッドワークは、従来の出社型の「オフィスワーク」と、自宅やシェアオフィスといった自社オフィス以外の場所で働く「テレワーク」を組み合わせた働き方のことをいいます。集中したい日はテレワーク、会議に出席する日は出社など、業務内容に合わせて働く場所を変えられるのがメリットです。また、従業員はライフスタイルに合わせた働き方もできます。

企業によっては勤務制度として導入し、出勤日数が決められていたり、全員出社する日が設けられていたりすることもあります。今後主流になると考えられているワークスタイルです。

フリーアドレス

フリーアドレスとは、オフィスの中で個人専用の固定席を持たず、フロアに設置されたデスクの好きな席を選んで仕事を行うワークスタイルのことをいいます。その時オフィスにいない人のスペースを有効活用できるのが最大のメリットです。

ハイブリッドワークやフリーアドレスの問題点

ハイブリッドワークやフリーアドレスといったワークスタイルはメリットがたくさんありますが、問題点も存在します。どのような問題点があるのか解説していきましょう。

コミュニケーション不足

ハイブリッドワークやフリーアドレスが導入されると、オフィス内で行っていた相談や雑談などがなくなります。そうすると問題となるのが、社員同士のコミュニケーション不足です。

とくにチーム・同部署内の連携が不十分になるケースがあります。同じ部署内での連携が不足すると、業務にさまざまな支障が生じることもあるでしょう。

社員がどこにいるのか特定できない

ハイブリッドワークの場合、相手は出社しているのか、在宅なのか、すぐに判断できないのが難点です。

フリーアドレスでは毎回席が変わるため、誰がどこにいるのか特定できません。社員がどこにいるのか特定できず、業務に支障をきたすことがあります。

セキュリティリスクが高くなる

従来のデスクでは個人の私物を置くことができましたが、フリーアドレスを導入すると、私物をその都度使うデスクに持ち出すことになります。持ち運ぶ際にネックとなるのは、手間がかかること、紛失や盗難の恐れがあることです。「社外秘」「部署外秘」の資料を紛失した場合には、会社を揺るがす大問題に発展することもあります。このように、セキュリティリスクが高くなる可能性があるのです。

勤怠管理が難しい

ハイブリッドワークやフリーアドレスでは、社員が働く場所はさまざまです。そのため、勤怠管理が難しくなることがあります。また、緊急業務や会議に対応しにくいのも難点です。

マネジメントが難しい

ハイブリットワークやフリーアドレスでは、部下や同僚の業務の進捗状況や、勤務態度、勤務状況の把握が難しくなります。そのため、それぞれの部下の評価がしづらいことも問題点です。

ハイブリッドワークやフリーアドレスが円滑になるツールとは？

ハイブリッドワークやフリーアドレスには、前述したような問題点がありますが、その問題点を解消し、業務を円滑に進められるツールがあります。

タスク管理ツール

部下や同僚の業務の進捗状況が見えづらい問題を解消してくれるのが、タスク管理ツールです。タスク管理ツールを導入することで、プロジェクトごとの進捗やメンバーの作業進捗状況などを可視化でき、生産性アップも見込めます。

連絡ツール

連絡ツールには、ビジネスチャットツールや社内SNSなどがあります。これらの連絡ツールがあれば、メッセージなどでやりとりが手軽にでき、社内の業務連絡を円滑にできるのがメリットです。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールは、オンライン上で、資料や画像といったファイルを共有することができるツールです。閲覧や編集もできますから情報共有をスムーズに行え、業務の効率のアップにもつながるのがいい点です。なお、社外の人とのファイル共有もできます。

クラウド受付システム

クラウド受付システムとは、タブレットや専用端末で受付業務を行うシステムのことをいいます。来訪者の情報がこのシステムを通じて、担当者へ直接通知されます。導入すれば固定の内線電話は不要です。

座席マネジメントツール

誰がどこの席にいるのかわかりづらくなってしまうという問題を解決するのが「座席マネジメントツール」です。詳細はこれから説明しましょう。

座席マネジメントツールとは

座席マネジメントツールとは、誰がどこの席にいるのかを確認できるツールです。オフィスを可視化できるため、電話の取次や訪問者の案内、会いたい人を探すのにも役立ちます。また、座席予約や空席確認をすることも可能です。

座席マネジメントツールにはさまざまなものがありますが、「会議中」「外回り中」など状況を確認できるものや、座席の抽選機能がついているものもあります。

座席マネジメントツール導入の注意点

便利な座席マネジメントツールですが、導入する際には、以下のことに注意しましょう。

セキュリティ対策が必要になる

座席マネジメントツールは、クラウド型のものがほとんどです。クラウド型ではオンライン上で情報管理をするため、社内情報を社外へ持ち出すことになります。社外持ち出しが禁止されている機密情報や個人情報などは、共有できないことがあるので注意が必要です。

ツールの利用が定着しないケースもある

座席マネジメントツールにはさまざまあり、使い勝手が悪い、機能が多すぎるといったものだと、社員に定着しない、使いこなしてもらえないこともあります。そうすると、せっかくの便利ツールも導入した意味がなくなってしまいます。

初期費用やランニングコストがかかる

ツールを導入するには、初期費用やランニングコストがかかります。どのくらい費用がかかるのか、費用対効果なども予め検討しておく必要があります。

座席マネジメントツールを使いこなすポイント

座席マネジメントツールを上手に使いこなすポイントを3つご紹介します。

セキュリティ対策を徹底する

座席マネジメントツールを選ぶときには、まず高度なセキュリティが保たれるのかを確認してください。多くの場合、有料ツールであればセキュリティは十分に行われていますが、無料ツールはセキュリティ対策がなされていないものもあります。

また、社内全体のセキュリティ対策も強化しましょう。情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ規約を見直し、しっかりと対策を行うことが大切です。

どの社員にも使いやすいツールを選ぶ

座席マネジメントツールを導入したものの、「使い勝手が悪い」「操作が複雑すぎて使いづらい」などといった課題が発生することもあります。そうならないためには、無料トライアルを利用して試してみてから選ぶとよいでしょう。まずは部署単位で試験的に導入してから、ツールを決めるという方法もあります。

費用対効果の高いツールを選ぶ

座席マネジメントツールには、無料のものから高額なものまでさまざまあります。おすすめなのは、かけた費用以上の価値がある、費用対効果の高いツールです。どのくらいのコストがかかるのか、どのくらいコスト削減できるのか、導入することでの費用対効果などを試算した上で選ぶようにしましょう。

新しいワークスタイルに便利なツールを導入しましょう

ハイブリッドワークやフリーアドレスには、さまざまな課題があります。しかしそれらを解消できるのが、座席マネジメントツールなどの便利ツールです。ツールを活用すれば、生産性アップ、業務効率アップにもつながります。導入がまだという場合には、検討してみてはいかがでしょうか。