行動管理システムとは？機能やメリット、選び方を解説

行動管理システムとは

行動管理システムは「SFA（Sales Force Automation）ツール」とも呼ばれ、営業の案件管理、顧客情報管理、商談管理、売上管理などの機能を持つツールです。
営業活動に関する情報を一元管理可能で、効率的な営業活動を行うために有効なツールとして広がりを見せています。
組織の営業課題を分析し、解決策の検討、実施にも役立つツールであり、営業による売上アップを狙う企業にとっては必須のツールといえるでしょう。

行動管理システムと混同されやすいシステムの違い

行動管理システムと混同されやすいシステムに「CRM」と「MA」があります。それぞれの違いを詳しく解説していきます。

CRM（Customer Relationship Management）

CRMは「顧客関係管理」のことを指し、端的に表すと「企業と顧客の関係性を管理するツール」です。広義には顧客との良好な関係性の構築、維持していくことを指します。
CRMは営業担当者が数多くいる顧客の情報に対応し、顧客に合わせた適切なアプローチをしていくために活用されます。
CRMでは、顧客の氏名や企業名、役職、部署名などの情報を管理し、営業活動で顧客に合わせたアクションを行う際に役立つツールです。

MA（Marketing Automation）

MAは「マーケティングの自動化」を意味し、マーケティングにおける見込み顧客の発掘、情報発信のほか、実際に商談へと繋げる「リードナーチャリング」を支援するツールです。
MAは自社の製品に興味を持った見込み顧客に対し、設定したメッセージ、どのような方法で、いつ発送するかなどの連絡を自動化できます。

行動管理システムの機能とメリット

行動管理システムの機能は1つだけではなく、さまざまな機能とそれに応じたメリットがあります。利用可能な機能とメリットについてご紹介します。

商談情報管理

商談情報管理機能は、商談の進捗状況、電話・メール・チャットのやりとりなどを自動で取り込み、一元管理してくれる機能です。個人で情報を管理するのとは違い、営業チーム内で顧客情報を共有しやすく、情報の抜けや落としが防げるメリットがあります。
また個々の案件で提案中の商品のほか、競合の状況もデータとして共有できるため、営業担当者とマネージャー間の連携がスムーズに行えます。

顧客情報管理

顧客情報管理機能は、CRMと似た機能で営業アシストとして、名刺管理や顧客情報を一元管理できる機能です。ツールによっては外部のデータベースで自動で同期し、取引先情報が追加されたら自動で更新してくれるものもあります。
手動で情報を更新する手間が掛からず、手作業よりも正確性が高いことから、業務効率化が見込めます。従来の営業は担当者が個々に顧客情報を管理しており、転職や退職をきっかけに顧客情報も喪失するリスクがありました。
その点、顧客情報管理機能があれば、営業担当者の動向に左右されず、確実に組織内で情報共有できます。

案件管理

案件管理機能は、案件ごとの提案商品、進捗状況、受注見込み金額、受注予定日などを管理できる機能です。従来の営業担当者は個人で案件を管理する必要があり、タスクの見落としによって重大なミスに繋がるケースもありました。
案件管理機能を利用すれば、マネージャーからも案件の状況を確認できるようになり、状況に応じて営業担当者への適切な指示が出せます。また、案件状況の報告も無駄な内容を省略し、カンファレンスを効率化する効果も期待できます。

営業行動管理

営業行動管理機能では、営業担当者が実際に取っている行動を数値化し、データとして管理できます。例えばGPSを利用した行動把握、テレアポの件数、アポイント件数、新規顧客への訪問数、受注契約数など、細かな指標をデータ化して解析できます。
営業行動管理では行動内容を定量化して比較でき、営業担当者ごとのルーチンの発見、効率的な営業活動の指導ができる点が大きなメリットです。数値としてデータが残るため、PDCAを回して営業課題の解決に役立ちます。

外出先での営業活動支援

行動管理システムにおいて、重要な機能の1つが営業活動支援です。営業担当者向けに予定表、ToDoリスト、ファイル共有、GPSを利用した顧客の位置情報表示、申請・承認のワークフローなどの機能があります。
パソコン・スマートフォン・タブレットがあれば、いつでも情報確認と共有が可能で、営業担当者がその都度帰社する手間がなくなります。マネージャーからの契約承認も外出先からできるため、業務効率化に貢献してくれるでしょう。

売上予想・予実管理

売上予想・予実管理機能は、案件ごとの受注金額の想定を入力することで、売上の見込みや実績の可視化、分析に役立ちます。月間売上の予測をリアルタイムで把握できるため、マネージャーが人員配置を調整したり、営業施策の検討したりすることもできます。
また予実管理機能で売上の予想と実績を比較できるため、スムーズな営業活動の方針決定も可能です。

行動管理システムの種類

行動管理システムにはさまざまな種類があり、それぞれの特徴に応じたサービスを選択することが大切です。行動管理システムの代表的な3つのタイプをご紹介します。

外部営業支援タイプ

外部営業支援タイプは、スマホやタブレットなどの端末を利用し、外回りでの営業を支援する機能が充実したタイプです。特におすすめできるのがクラウドタイプで、外出先でもファイルの共有、GPSを利用した訪問履歴の保存、申請・承認がスムーズに行えます。
社内でのテレアポやネットマーケティングよりも、現場訪問がメインの企業におすすめです。また、マネージャーが外出先の営業担当者の行動を管理しやすく、営業担当者が報告のためにその都度帰社する手間を省略できます。

マーケティング支援タイプ

マーケティング支援タイプは、見込み顧客へのメール発信やアンケート、SNSでの情報発信、受注後の顧客満足度向上に強みのあるタイプです。
顧客に合わせたメールの配信管理やアンケートフォームの生成、Web訪問履歴の分析機能があり、見込み顧客の発掘から商談成立までの一連の流れをサポートしてくれます。
CRMと組み合わせることで顧客との関係を整理、関係構築を効率化し、コンバージョン率を高める効果があります。

案件管理タイプ

案件管理タイプは、カンバン方式で横軸にヒアリング・提案・受注などの各フェーズが記載されており、商談の進捗状況に応じて一目で理解できる直感的な機能が強みです。
サービスによる操作性の違いはあるものの、多くがドラッグ&ドロップの直感的な操作、案件の追加・編集なども簡単にできるようになっています。
また、外出先からもスマホなどで簡単に案件を管理でき、営業担当者の報告業務や日報提出の手間を省けるメリットがあります。

行動管理システムの選び方のポイント

行動管理システムの選び方において、重要なポイントをご紹介します。

データ入力が簡単でデータを活用しやすい

行動管理システムは営業活動を効率化することが目的ですから、データ入力が簡単なこと、入力したデータを活用しやすいことが大事な条件です。
行動管理システムは長期的に利用し、PDCAを回すことで効果を発揮するものです。そのため、入力に手間の掛かるシステムは使い勝手が悪く、利用する営業担当者が適当に入力してしまうおそれがあります。
簡単にデータ入力できる操作画面になっているか、データを分析して課題発見と対応の検討に活用しやすいかどうかが重要になります。

買い切り型かクラウド型か

行動管理システムを選ぶ際は、買い切り型とクラウド型のどちらを選ぶかという点も重要です。買い切り型は購入に多くの費用が発生するだけでなく、利用に必要な環境の構築、さらにシステムを切り替える際には投資した費用が無駄になります。
一方、クラウド型は初期コストが安く、ランニングコストも低めに抑えられます。また外出先でも利用しやすく、常に最新のバージョンでセキュリティにも強い点がメリットです。
外出先での利用機会が多い企業なら、クラウド型を選ぶのがおすすめです。

自社業務で必要な機能が揃っている

行動管理システムを選ぶ際、機能性がシンプルなものを選ぶのがおすすめです。機能が充実していればできることも増えますが、その分操作の複雑性が増し、利用における手間が増えてしまいます。
また、多機能なタイプはシステム設計に多くの手間が掛かっている分、ランニングコストが高い点も問題です。短期的な運用が前提なら別としても、長期での運用が一般的な行動管理システムには不向きです。
そのため、自社の業務で最低限必要な機能が揃っているものを選択し、そこから足りない機能があれば追加していきましょう。

まとめ:行動管理システムは自社業務に合わせコストも意識する

行動管理システムの導入にあたっては、どのような機能を持っているか、自社の業務に必要な機能が揃っているか、ランニングコストがどうかを選ぶ基準にすべきです。
選ぶなら情報共有がしやすく、セキュリティ対策も施されたクラウド型がおすすめです。
また、外出して営業する機会が多ければ、スマホやタブレットで利用できるシステムを選びましょう。行動管理システムは営業担当者の業務を効率化するとともに、マネージャーが各営業担当者を管理しやすいシステム選びが重要です。