2024-09-20 大切なポイント

フリーアドレスの座席管理問題！エクセル以外にも使えるって本当？

テレワークの広がりをきっかけにオフィス内でフリーアドレスを導入する企業も多く見られます。フリーアドレスを導入すると従業員同士のコミュニケーションが円滑になったり新たなアイディア創出が可能になったりとメリットを享受できる反面、座席管理の課題も発生します。

実際にフリーアドレスを管理する担当者の方のなかには、従業員から座席に関する様々な悩みを投げかけられて対策に頭を抱える方も見られます。今回はフリーアドレスの座席管理問題を解決する方法を紹介します。

フリーアドレスで出てくる課題

ここではよく見られるフリーアドレスの課題を紹介します。フリーアドレスを推進する多くの企業が従業員の座席管理や業務の効率化という壁にぶつかっています。

「今どこにいる？」が初めは多発

フリーアドレスを導入して必ず発生するのが従業員の「今どこにいるの？」という問題です。これまで座席が固定された場合、必要な人をすぐに見つけられましたが、フリーアドレスになると人を探す手間が発生します。

なかなか人が見つからず「上司を探すのに5分以上かかってしまった」など、業務において無駄な時間が発生してしまう懸念点があります。

「後であったら聞こう」が仕事のトラブルに発展

従業員の「今どこにいる問題」はやがて「見つからないから後で聞こう」に発展し、最終的に仕事のトラブルにつながる可能性もあります。

例えば、上司が見つからずやがて退勤時間を迎え、確認事項を忘れたまま数日を過ごしてしまい後日トラブルに発展してしまったということが考えられます。

フリーアドレスで自分が求める相手が見つからない場合、日常の些細な業務が進まなくなったり煩わしさを感じたりと不便さを抱えます。この2つの問題を解決するには、やはり座席の管理が不可欠といえるでしょう。

「席を間違えて資料を置いた」が起こる可能性

フリーアドレスは必要な人が見つからないだけでなく、席の間違いによるトラブルも懸念されます。例えば、部署外に出すべきでない書類を上司に渡すシーンを想像してみましょう。

上司が午前中に座っていた座席を見て「多分、午後からもここに座るだろう」と推測し、書類を置いたとします。しかし、上司は午後から外回りに出てしまいデスクは使わない、部外秘の書類を置いた席に他の部署の従業員が座ってしまう、といったことも想定されます。

このようにフリーアドレスの資料の管理を適切に行わなければ、情報が漏洩してしまったりと業務のトラブルに発展したりする可能性もあります。

紙がフリーアドレスの推進を阻む

フリーアドレスは座席管理とあわせて紙の存在が課題となることもあります。例えば、フリーアドレスを推進したとしてもFAXや紙資料の確認などがあると自由に席を移動しにくくなるでしょう。

特に、FAXや電話においては近くの席の人が管理するものといった暗黙の了解が発生し、やがてその周辺に誰も座らなくなるといったことも考えられます。紙を業務に使用している場合、フリーアドレスの推進を阻んでいる可能性があります。フリーアドレスは座席管理とあわせてペーパーレスも意識したいポイントです。

フリーアドレスの座席管理は自作できる？

フリーアドレスが進まない原因として座席管理が挙げられます。しかし、座席管理と一口にも様々な方法が挙げられるため、ここでは3つの方法を考えてみましょう。

エクセルを使う

もっとも取り入れやすい方法としてエクセルがあります。普段からエクセルをある程度さわれる人であれば、自作で管理するとコストを抑えて取り組みやすいでしょう。しかし、複数人で座席管理を行う場合「関数に疎い人が触ってしまってエラーが出ている」「エクセルに触れる人で作業が属人化する」といった課題が避けられません。

Slackを使う

フリーアドレスを機に社内でチャットツールを導入した企業も多いでしょう。数あるチャットツールの中でもSlackを活用している企業の場合は、ステータスの管理に有効活用できます。Slackではサイドバーにある自分のプロフィール写真で「ステータスを更新する」というフィールドから、自分のステータスを設定可能です。そのため「アクティブ」「離席中」について他の従業員は区別がつけられます。

ただし、チャットを部署でのみなど限定的に使っている場合は、恩恵を受けづらいデメリットがあります。また、具体的な座席の管理までは行えないため、あくまで補完的な使い方という形での利用になるでしょう。

紙面で行う

もっともオーソドックスな方法として、紙面やホワイトボードで座席管理を行う方法があります。オフィスの入り口に座席表を作成しておき、従業員が自分のネームプレートを貼ったりステータスを記載したりする方法が挙げられます。コストを抑え、かつ多くの人が気軽に取り入れやすい方法ではあるものの、名前の書き忘れやステータスの更新忘れというヒューマンエラー、そしてレイアウト替え時の担当者の大きな負担が発生する点がデメリットです。

座席管理システムを使うと課題を解決できる

ここまでフリーアドレスに関する様々な課題を紹介しましたが、いずれも座席の管理が根本にあると分かります。ここでは座席の管理を効率的に行える座席管理システムについてその特徴を紹介します。

特徴1：予約できる

座席管理システムでは従業員が自分の席を予約可能です。当日だけでなく明日以降の予約ができるため、従業員は先に見通しが持ちやすく、また、他の従業員も自分が用のある従業員に対して席を近くにとったりミーティングの時間を設けたりと業務の目安を立てやすくなります。

座席管理システムにはたいてい抽選のシステムがあるため同じ場所に座り続けるといったフリーアドレスにありがちなトラブルを防止できます。システムによっては利用開始時間から着席がなかった場合に自動で予約キャンセルできるものもあるため、担当者の手間を削減できます。

特徴2：行動記録をとれる

座席管理システムでは従業員の行動記録も確認できます。例えば、従業員を探す際にステータスを見て「出張なら明日連絡しよう」と探す手間が省けます。また、外出中となっている場合も予約画面から確認できるため、相手に合わせて自分の業務の段取りを組みやすいでしょう。

特徴3：従業員の詳細を把握できる（テレワークや休暇など）

企業によっては出社だけでなく、テレワークの形式を選べるところも多く見られます。座席管理システムを導入すると従業員のステータスを広く把握できるため、テレワークにも対応可能です。

特徴4：企業だけでなく教育機関でも使われる

座席管理システムは企業で使うイメージがありますが、教育機関でも活用が目立ちます。例えば、大学の講義では座席が限られているにもかかわらず荷物を椅子の上に置いて座りたい人が座れないといったこともあります。

しかし、座席を予約システムにすることでその講義に何人が参加するのか、また座席がどれぐらい必要なのかが明確になり対策を打てます。また、ランダムでの座席利用を機に学生同士でのコミュニケーションが活性化するというメリットもあります。

参考記事：座席予約システムのはじめかた

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座席管理システムを選ぶコツ

ここからは自社に適した座席管理システムを選ぶポイントを紹介します。座席管理システムは多くのベンダーが展開していますが、それぞれ特徴が異なるため、自社が重視するポイントにあわせて決定しましょう。

自社のツールと連携できるか

新たにシステムを導入する際は既存のツールと連携できるかが重要なポイントです。例えば、GoogleカレンダーやマイクロソフトのTeamsなどを自社で利用している場合、連携できるとスムーズでしょう。

チェックイン方法が容易か

座席管理システムはチェックイン方法が様々です。QRコードを使用したものや社員証を使用したものなど、自社が使いやすいものを選択しましょう。なお、チェックインにおいて懸念点として挙げられるのがセキュリティです。IPアドレスの制限ができるものを選択するとこの問題は解決できます。

直感的に使用できるか

導入するシステムが直感的に使用できるかも重要なポイントです。デジタルネイティブ世代からパソコンの扱いが苦手な年齢層まで使いやすいシステムを導入しましょう。スマートフォンからもログインできたり予約できたりするものの場合、煩わしさを感じにくいでしょう。

セキュリティや実績の記録は問題ないか

座席管理システムには守るべき情報が多く含まれています。導入する際はセキュリティやサポート体制も入念に確認しましょう。セキュリティが万全なツールを導入すると同時に、従業員のITリテラシー向上も検討しましょう。

フリーアドレスのシステム選定については下記の記事もご覧ください。
参考記事：フリーアドレスには座席管理システムが有効！比較法や活用ポイントをチェック

フリーアドレスとシステムのよくある質問

ここからはフリーアドレスに関してよくある質問に回答します。疑問点を解消し、システム導入を検討してみましょう。

テレワークと出社両方がある企業にも適しているか？

座席管理システムはハイブリッドワークを実施中の企業にも適しています。システム上でテレワークや出張、オフィスでの勤務などのステータスを確認できるため、自分の探している人がどこにいるかを確認しやすくなります。また、メンバーの向こう1週間分などの予約状況やステータスも確認できるため、コミュニケーションに見通しが立ちやすいでしょう。