フリーアドレスには事前準備が重要！フリーアドレス導入のポイントを解説

フリーアドレスとは？特徴を解説！

まずは、フリーアドレスとはなにか、どんな特徴があるのかを知りましょう。

フリーアドレスとは？

従来のオフィスでは従業員一人ずつに決められた席があり、そこで仕事をしていました。フリーアドレスはそれとは違い、空いている座席を自由に選んで仕事をするオフィススタイルのことをいいます。

フリーアドレスの特徴

フリーアドレスの最大の特徴は、従業員一人ひとりが、座席を自由に決められることです。そうすると、営業職やテレワークなどで稼働していない席を減らすことができ、オフィススペースを有効に活用できます。また、毎日違う席で仕事をすることで、他部署の人とコミュニケーションを取ることができ、社内の活性化につながったり、効率的に働けるようになるため、生産性の向上にもなります。

フリーアドレス導入には事前準備が重要！

フリーアドレスを導入する前には、準備をしておく必要があります。どのような準備が必要なのか、見ていきましょう。

事前準備をするうえで重要な観点①在籍率・在籍時間の把握

フリーアドレスでは、どのくらい席を用意するのか考える必要があります。そのためには、在籍率や在籍時間を把握しておかなければなりません。把握していないと、「席が足りない」という問題が発生する可能性もあります。

事前準備をするうえで重要な観点②オフィスレイアウト

フリーアドレスでは、オフィスレイアウトも重要となります。ただし、フリーアドレスの目的によってレイアウトは変わってくるので、目的を明確にしてから検討しましょう。レイアウトのポイントは、

• ・座席数
• ・電源の数・配置
• ・目的に合ったオフィス家具
• ・集中できるブースやグループワークゾーン、商談スペースなどの有無

などです。

事前準備をするうえで重要な観点③ICT環境の整備

フリーアドレスでは、オフィススペースのどこであっても、ストレスフリーで働けるようにしたいものです。そのためには、ICT環境を整えておきましょう。持ち運びしやすいノートパソコンやタブレット、スマートフォンの配布や、ネットワーク環境の整備、書類のペーパーレス化などを進めておくと、フリーアドレス運用時にスムーズです。

事前準備をするうえで重要な観点④ルールづくり

フリーアドレスを運用する上でのルールを決めておくと、問題やトラブルを防げます。次のようなことをあらかじめ決めておきましょう。

• ・固定席にならないような工夫
• ・チームアドレス・グループアドレスの導入検討
• ・郵便物・電話の取り次ぎ方法
• ・席を占領しない工夫
• ・書類管理のルール
• ・整理整頓のルール

事前準備をするうえで重要な観点⑤座席予約システムの導入

座席予約システムを導入しましょう。このシステムを導入することで、どんなところからでも座席を予約でき、だれがどこに座っているのかの可視化もできます。

フリーアドレスの事前準備においておすすめのグッズとは？

フリーアドレスで活躍するグッズも事前に用意しておきましょう。ここでは、フリーアドレスに欠かせないグッズをご紹介します。

おすすめグッズ①個人ロッカー

従来のオフィスのデスクには、引き出しなどの収納スペースがありましたが、フリーアドレスでは個人の書類や仕事道具を収納するスペースがありません。よって、個人ロッカーを設置する必要があります。書類や仕事道具のほか、パソコンなどを収納できる大きさの個人ロッカーを準備しましょう。できれば鍵付きがベストです。

おすすめグッズ②共有収納スペース

個人の収納スペースだけでなく、部署やチームごとに共有できる収納スペースがあると便利です。ここには、書類等を収納しますが、できるかぎりペーパーレス化を進めていくことをおすすめします。

おすすめグッズ③デスク

フリーアドレスで使うデスクは、複数人で使う大型テーブルがメインです。1人あたりのデスクスペースは、横幅1〜1.2mが快適に使える目安。目安となる大きさのテーブルやデスクだと快適に仕事ができます。また、テーブルには電源タップがついているタイプや、動かしやすいようにキャスター付きのものがよいでしょう。

おすすめグッズ④ノートパソコン

従来の固定席では、デスクトップのパソコンを使うことが多かったかもしれませんが、フリーアドレスでは毎日席を変えるため、持ち運びしやすいノートパソコンのほうがよいでしょう。また、Wi-Fiなどのデジタル環境も整えておく必要があります。

おすすめグッズ⑤パーテーション・プライバシーフィルター

フリーアドレスでは、周囲の目が気になったり、プライバシーがないと感じることがあるかもしれません。そんなときには、パーティションやプライバシーフィルターなどを設置することで周囲の目線を遮り、PC画面をのぞかれるのを防げます。

フリーアドレス導入で失敗する原因とは？

フリーアドレスで失敗する原因としてよく挙げられるのは、「目的が明確ではなかった」という意見です。明確な目的無くフリーアドレスをはじめると、社員が困惑したり、トラブルが発生したりする可能性が高くなります。失敗しないためにも、目的を明確にしましょう。

また、事前準備がおろそかだったことから、失敗につながるケースもあります。運用ルールづくりや目的に合ったレイアウト、ICT環境の整備、収納スペースの確保など、十分に準備した上ではじめるようにしましょう。事前準備したものは定期的に見直しすることも大切です。改善して社員一同が快適に仕事ができる環境をつくるようにします。

事前準備でフリーアドレスを成功させよう

フリーアドレスを導入するときには、まずフリーアドレスの目的を明確にすることが大切です。その上でこの記事でご紹介した準備に取りかかりましょう。準備が万全であれば、スムーズにフリーアドレスを運用できます。