文房具・小物の整理術
（5S・生産管理）

なぜ、いざという時にペンが見つからないのか？

「あれ、ボールペンどこだっけ？」
カバンの中をガサガサと探る数秒間。これは単なる時間のロスではなく、集中力を削ぐノイズです。
フリーアドレスにおいて、カバンは「移動するデスク」そのものです。デスクが散らかっている人が仕事ができないのと同様、カバンの乱れは思考の乱れに繋がります。

本稿では、製造業の現場で徹底されている「5S」の考え方を個人の持ち物に応用し、必要なツールを0.5秒で取り出すためのシステム作りを解説します。

1. ビジネスの基本「5S」を再定義する

「5S」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。製造業やサービス業の現場で、職場環境を維持・改善するためのスローガンとして使われる5つの要素です。

• 整理：要るものと要らないものを分けること。
• 整頓：要るものを、すぐに取り出せる状態にすること。
• 清掃：掃除をして、点検すること。
• 清潔：上記3つ（3S）を維持すること。
• 躾（しつけ）：ルールを守る習慣をつけること。

カバンの中身が散らかっている人は、この最初の2ステップ、つまり「整理」と「整頓」がごちゃ混ぜになっているケースがほとんどです。まずはこの2つを明確に区別することから始めましょう。

2.「整理」と「整頓」の決定的な違い

多くの人が「片付け」を一括りに考えがちですが、この2つは全く異なるアクションです。

■ ステップ1：整理（捨てる技術）

まずは「分ける」ことです。カバンの中身を全て出し、以下の基準で選別します。

• 使用頻度で分ける：
  「毎日使うもの」と「いつか使うかもしれないもの」を分けます。
• 不要なものを捨てる：
  エッセンシャル思考に基づき、使用頻度の低い「不安の種（予備の予備など）」をカバンから追い出し、ロッカーへ移動させます。これが「整理」です。

■ ステップ2：整頓（並べる技術）

必要なものだけが残った状態で、初めて「配置」を考えます。

• 定位置管理：
  優秀な職人の工具箱は、どこに何があるか見なくても分かると言います。
• 住所の固定：
  「スマホは右ポケット」「社員証は左ポケット」と住所を固定することで、脳の処理を介さず、脊髄反射でツールを取り出せるようになります。これが「整頓」です。

3. 業務効率を高める「モジュール化」

バラバラの文房具をカバンに放り込むのは非効率です。システム開発や建築の現場で使われる 「モジュール化（部品化）」 の発想を取り入れましょう。

■ 「機能」でパッケージにする

アイテム単体ではなく、「何をするためのセットか」という意味でポーチにまとめます。

• 「デスクワーク」セット：
  自立するペンケースやバッグインバッグを活用し、席に着いてこれを開けばすぐに仕事場が完成するセット。
• 「電源」セット：
  PC充電器、スマホケーブル、モバイルバッテリーを一つのメッシュポーチに集約。「充電したい」と思ったらそのポーチを取り出すだけで完結します。

■ 検索性を高める「見える化」

トヨタ式で言う「見える化」です。中身が見えないポーチは、記憶に依存するため検索コストを上げます。
中身が見えるメッシュ素材や透明なケースを選ぶことは、在庫管理（忘れ物防止）の観点からも合理的です。

4. アナログな道具を「クラウド」に置き換える

文房具が減らない最大の要因は「紙」です。物理的な質量を減らすには、情報の媒体を変えるのが最も効果的です。

■ 物理からデジタルへの移行

アイテム単体ではなく、「何をするためのセットか」という意味でポーチにまとめます。

• メモ帳をスマホへ：
  ちょっとしたメモは音声入力やクラウドメモへ。検索性も向上します。
• 資料をタブレットへ：
  重たい紙の束は、タブレット端末一台に集約。数百ページのマニュアルも、重量ゼロで持ち運べます。