2024-09-20 お悩み相談

フリーアドレス、始めてみたら出てきがちな意見

フリーアドレスを導入すると様々な意見が飛び交います。その中で特に出てきがちな意見について、以下に詳しく解説します。

フリーアドレスに肯定的な意見

①柔軟性が増す

フリーアドレスを実施されると、まず出てくる意見が「働く場所や時間の選択肢が広がった」ということです。従来の固定席ではできなかった、プロジェクトごとに最適な環境を選ぶことが可能になり、リモートワークと併用すればより柔軟に働き方を選択できるため、仕事を効率的に進めることができると身をもって感じられるからでしょう。

②コミュニケーションの活性化

フリーアドレスでは隣に座る人が毎日違うため、異なる部署の人とも自然に会話する機会が増え、「部門間の垣根が低くなった」と感じる人が多いです。情報共有がスムーズになり、組織全体の連携が強化されるといった意見が多く出てきます。

③オフィススペースの有効活用

固定席を廃止することで、「オフィススペースの無駄が減った」と感じる人も多いです。外出やリモートワークでオフィスにいない人の分は座席を確保せず、座席数を最小限に抑えることによりオフィス空間を有効活用でき、心理的にも伸び伸びできると感じる人も多いようです。
賃貸費用や設備費用の削減が可能になったと実感する声も多くあります。

フリーアドレスに否定的な意見

①個人スペースの喪失

フリーアドレスを導入すると、使う席が毎日変わるため、デスクに自分のお気に入りのグッズを配置したり、仕事に関係するものをまとめて置いたりすることができません。そのため「自分の場所がない」と感じる社員もいます。
個人の荷物を毎日持ち運ばなければならないことがストレスに繋がる人もいますし、特定の場所に定着できないことから、安心感や安定感が損なわれるという意見も聞かれます。

②一貫性の欠如

特定の環境で集中して仕事をするタイプの人にとっては、毎日違う席で仕事をすることは「仕事のリズムが崩れる」ことになる場合もあり、ストレス要因となることがあります。
また、「周りの人が毎日変わるため、安定した人間関係を築くのが難しい」という意見も頻繁に出てきます。

③プライバシーとセキュリティの問題

フリーアドレスのオフィスではオープンスペースで仕事をすることになる場合もあるため「プライバシーが確保できない」と感じる人も多いようです。特に機密情報を扱う作業をする人にとっては、盗み見のリスクが高まると感じることが多いです。
「電話やミーティングでの話し声が気になり、集中力を欠く」という意見も聞かれます。

④席の確保の不安

フリーアドレスを導入したオフィスでは座席が固定されていないため、席取りをする必要があります。
スムーズに座席をとれないとストレスになり、同じ席を選んでしまう人がいて固定席化し、フリーアドレスの意味がないという意見も多くあります。

⑤在席位置の不透明さ

例えば新入社員が、先輩に何か質問したいというとき、フリーアドレスではどこにいるかわからず、結局質問できないまま過ごしてしまった…というような、在席位置が不明になってコミュニケーションに不都合が発生する場合があります。
リモートワークを併用している場合は特に困ることが多く、他にも出欠を把握しづらいという意見もあります。

⑥仕事の中断と移動のストレス

フリーアドレスでは、個々のプロジェクトや会議のために頻繁に席を移動することが必要になる場合があり「移動するたびに仕事の流れが中断される」という意見が出ることがあります。
特に集中して作業を進めたい場合には、この移動が効率を下げる原因となることがあります。

⑦IT環境の問題

フリーアドレスを導入した際に、「IT環境が整備されていない」という意見も出やすいです。
例えば、

・座る席によってWi-Fiの接続状況が異なる
・電源コンセントが不足している
・必要なデバイスやアプリケーションにアクセスするための設定が毎回異なる

など、技術的な問題が生じることがあります。

改善案や対策

①ロッカーやワゴンなどの設置・バッグなどの準備

個人の荷物を移動させる不便さという問題については、個人用のロッカーやワゴンを設置するなどの、「個人の荷物を置く場所」を用意することで改善できます。
企業によってはノートパソコンをはじめ、荷物を入れられるバッグをそれぞれで用意したり、会社から配布する場合もあります。こうすることで、社員は自分の私物や資料を安全に保管でき、毎日の荷物の持ち運びのストレスを減らすことができます。

②専用スペースの確保

電話や話し声で集中力を欠く問題には、フリーアドレスでオフィスの全てのエリアをオープンにせず、集中して作業するスペースを確保することで改善できます。さらに機密情報を扱う部署やプロジェクトなど、必要な人が使用できる専用エリアを設けるという対応も有効でしょう。

③音や視線を遮る工夫

オープンスペースでの騒音・プライバシー問題を解決するためには、パーティションや遮音パネルを活用しましょう。視線や音を気にせずに仕事ができる環境を整えることで、安心して仕事をすることができます。
「このエリアは静かにする」といった運用ルールを実施し、従業員が必要に応じてそれらのデスクを使えるようにすることも効果的です。

④在席位置の可視化

在席位置の不透明さを解消するためには、在席位置を可視化するシステムを導入することが有効です。
誰がどこにいるかをリアルタイムで表示する仕組みを導入し、チャットやWebミーティングを併用すれば、コミュニケーションの円滑化に役立ちます。

⑤座席予約システムの導入

席の確保の不安を解消するためには、事前に座席を予約できるシステムを導入することが有効です。座席を確実に確保できるため、席取り合戦のストレスを軽減できます。
ランダムに座席を決める機能があれば、固定席化も防ぐことができます。また座席の利用状況を管理することで、出欠状況も確認しやすくなります。

YourDeskは、座席の抽選（ランダム）機能や同一席の連続使用禁止機能などを備えた多機能な座席管理システムです。

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⑥柔軟なITインフラの整備

フリーアドレスの運用を円滑にするためには、ITインフラの整備が不可欠です。全エリアで安定したWi-Fi接続を提供し、電源コンセントを十分に配置することが重要です。
システム面では、クラウドベースのソフトウェアやアプリケーションを導入し、どの席でも同じ作業環境を再現できるようにすることで、技術的な問題を解決できます。