ここがつらいよフリーアドレス（従業員編）
まずはフリーアドレスに関する悩みを確認していきましょう。従業員から聞かれるフリーアドレスの課題として、代表的なのは下記の4つが挙げられます。
①隣に苦手な人が来る！
フリーアドレスでどうしても避けられない「苦手な人が隣に来る問題」。仕事をする中では自分の気が合う人とのみ働くことはできず、どうしても苦手な人とかかわる機会が出てきます。仕事において苦手な人を避けるというのはあまり認められたものではありませんが、人の好き嫌いは発生するものです。そのため、従業員の「あの人を避けたい」という心理は避けられない問題といえるでしょう。
②上司がなかなか見つからない！
フリーアドレスで働くようになり「上司に聞きたいことがあっても、どこにいるか分からない」というシーンも見られるようです。フリーアドレスを機に一つのフロアにすべての部署が集まる場合、「上司はどこに座っているのだろう」と探し回ることになるでしょう。探しても見つからなかったり、探す時間が惜しいと感じ「後で会ったら聞こう」と後手に回ったりした場合、業務の遅れにつながる可能性もあります。
③馴れ合いになっている！
フリーアドレスは従業員同士のコミュニケーション活性化に効果的です。普段交流しない部署と仕事をする中で、業務上役立つ新たなアイディアにつながる可能性もあるでしょう。
しかし、仲の良いメンバーで集まってしまい、業務が馴れ合いになってしまうこともしばしばあります。当人同士は楽しく仕事をできていると考えていても、周囲の人からすると「仕事は本当に進んでいるのだろうか」と捉えられてしまうこともあるのです。
④騒がしくて落ち着かない！
フリーアドレスになるとコミュニケーションが活性化することから、隣り合った人と話す機会も増える傾向にあります。しかし、独特のガヤガヤとした雰囲気が落ち着かず「フリーアドレスをやめてほしい」と考える従業員も一定数いるようです。
例えば、静かに集中して仕事をしたいにも関わらず周囲で打ちあわせをしているとその声が気になるといったシーンが挙げられます。コミュニケーションの活性化と従業員の集中できる環境の両立は難しい問題です。
従業員の課題を一つひとつ解決していくことが、フリーアドレス成功の近道となるでしょう。フリーデスクのコミュニケーションはメリットが豊富です。こちらでポジティブな要素を確認しましょう。
ここがつらいよフリーアドレス（会社編）
次に、会社目線でのフリーアドレスのつらいシーンを紹介します。フリーアドレスの立ち上げは従業員だけでなく担当者にとっても悩みがつきません。
経営層から言われたけれど従業員は非難轟々
テレワークや働き方の多様化が顕著になり、経営層から「うちの会社もフリーアドレスをはじめよう」と提案を受けた担当者の方は、システムを導入したり仕組みを作ったりと準備を進めたことでしょう。
しかし、実際にフリーアドレスをはじめてみると、想定外のトラブルがあったり従業員からはネガティブな声が聞かれたりと板挟みになることも。せっかく時間をかけて仕組み作りを行ったにもかかわらず、不満を投げかけられて途方にくれることもあります。業務とはいえ、自分の取り組みが評価されないのは辛さを感じるのも無理はありません。
備品の手配が追いつかない
フリーアドレスの仕組みづくりはできたものの、従業員が使う備品の手配まで手が回らないこともあります。例えば、文房具を会社支給で揃えたものの、注文が追いつかなかったり在庫の把握ができなかったり細々とした業務が積もり積もって疲弊することがあるでしょう。
自分のコア業務があるにも関わらず毎日備品の確認やフロアの清掃作業などが業務に加わってくると「今日も仕事が終わらなかった」と業務量の増加にもつながります。
座席管理ができない
フリーアドレスにおいて座席管理が適切にできず、従業員から「人がどこにいるかわからない」「毎日違う席を確保するのが大変だ」とネガティブな声をかけられることもあります。フリーアドレスにおいて「誰がどこにいるか」の座席管理は非常に重要なポイントです。 この課題を解決しなければ担当者はもちろん、従業員もスムーズな業務遂行が難しくなるでしょう。
結局コストがかさむ
フリーアドレスはオフィスのレイアウトの見直しやシステムの導入、ペーパーレスの推進など様々なコストがかかります。しかし、コストをかけたにもかかわらずフリーアドレスがネガティブに捉えられていたり成果が出ていなかったりする場合、担当者は焦りを感じます。
「フリーにのびのび働けるしくみ」を作る担当者が八方塞がりになってしまわないよう、準備と対応が求められます。
フリーアドレス失敗で生産性低下につながる
フリーアドレスに失敗すると担当者の負担が増えるだけでなく、企業全体の生産性低下にもつながります。ここではフリーアドレスがうまくいかなかった場合に起こりうる、8つの問題を紹介します。
「探す」が増える
まず、フリーアドレスがうまくいかないと「探す」問題が多く発生します。人を探す、ものを探すといった工数が発生し、従業員は作業効率が低下。結果として残業時間が発生したり人件費がかさんだりする可能性があるでしょう。
「整理整頓」のストレス
フリーアドレスでは整理整頓のストレスも蓄積します。毎日違う机を使用することから各従業員は自分の使った机を整理整頓し、離れることが求められます。整理整頓は社会人として求められるマナーではあるものの、人によっては雑然としたまま席を立つことも。後に座る人はもちろん、管理する担当者にとっても整理整頓は課題の一つです。
「人のもの」「自分のもの」問題
フリーアドレスでは「人のもの」「自分のもの」という問題が発生します。文房具をはじめとした備品を会社からの支給品に統一すると、座席の移動や使用がスムーズです。しかし、私物が入ると「これは誰のものだろう」「使ってもいいのだろうか」と混乱を招きます。
誰もが使ってもいいはずの備品を使えず、従業員が悩む時間ができたり自分で新たに備品を購入する必要もあったりと、持ち物から従業員のちょっとしたストレスが蓄積する可能性もあります。
ちょっとのストレスが積み重なって生産性や効率性に
探すことや整理整頓などをはじめとした従業員の「ちょっとしたストレス」は積み重なって業務の生産性や効率性につながります。例えば、探す手間が1日に何回も発生すると、その分業務が遅れてしまうことも考えられるでしょう。一つひとつの細かなストレスがやがて企業にとってネガティブな結果をもたらす可能性があります。
フリーアドレスの失敗と言われる理由には一つひとつの細かな積み重ねがあります。そのため、小さな課題を丁寧に解決することが成功へ導くともいえるでしょう。
フリーアドレス成功のロードマップ
ここからは企業がフリーアドレスの成功を目指すためのロードマップを紹介します。環境と従業員の声双方を意識して取り組みを進めましょう。
レイアウトの再編成
現在、フリーアドレスで探す手間が発生している場合はレイアウトの再編成を行いましょう。オフィスのどこから見ても誰がいるかが分かりやすいレイアウトが理想です。探しやすさを意識するのであれば、座席管理システムを導入して把握する方法がおススメです。
YourDeskは、フリーアドレスに必要な機能が揃ったリーズナブルな座席管理システムです。
オフィス家具の見直し
オフィス家具の見直しも重要なポイントです。例えば、背の高いキャビネットが多い場合、人を探しにくいという課題を抱えます。その場合はキャビネットを減らしたり壁際に設置したりと配置を変更しましょう。
また、オフィス家具の見直しとあわせてペーパーレスの推進もおすすめです。紙を減らすことでそもそも収納場所を減らすことにつながります。現在、資料の保管で場所を取っている場合は紙の業務を減らすといった取り組みから、オフィス家具の見直しにつなげられます。
IT環境の見直し
IT環境の見直しもペーパーレスとあわせて推進したいポイントです。コロナウィルスの流行を機にテレワークが加速し、DXの取り組みに力を入れる企業も多く見られます。DXに取り組むとなると、企業として労力が必要になるためすぐの実行は難しいでしょう。
しかし、ペーパーレスをはじめとしたIT化やIT環境の見直しはすぐにできる取り組みです。例えば、FAXをペーパーレスのものにする。契約書をできるものから電子データに変えていく。などと、まずはIT環境の見直しを推進していきましょう。
なお、DXを行う目的として多くの企業が「業務効率化やコスト削減」を挙げています。IT化からはじまり、最終的にはDXを見据えてペーパーレスそしてフリーアドレスを実践していきましょう。
出典：企業活動におけるデジタル・トランスフォーメーションの現状と課題
従業員の声を聞く
フリーアドレスの推進で最も重要なポイントは従業員の声を聞くことです。どれだけ環境を整備しても実際に利用する従業員が使いにくいと思っていては本末転倒です。これから改善活動を行う場合は従業員がどのようなシーンで困っているかを具体的にヒアリングしましょう。その上で、企業として解決できるものは取り組んでいきます。
フリーアドレスの失敗から学ぶ成功法を知る。こちらもあわせてご覧ください。
まとめ
フリーアドレスは企業に浸透するまで担当者・従業員ともに乗り越えるべき壁を感じることもあるでしょう。しかし、課題となるものは多くの企業で共通しているため一つひとつ解決していくことで、やがて従業員にとっても担当者にとっても快適なオフィスが整います。従業員と足並みを揃えながら働きやすく、そして企業成長につながるオフィスづくりを行いましょう。
